Modelos de Carta de Solvencia Económica y Financiera

Existen modelos distintos de documentos para demostrar la solvencia económica y financiera de nuestra empresa cuando nos presentamos a concurso público, y en algunos casos el mismo texto del anuncio o el pliego administrativo incluye un modelo (que en ocasiones es el que debe ser utilizado), aunque la mayoría giran entorno a lo que el artículo 75 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector (TRLSCP) detalla (sintetizado):

se puede demostrar la solvencia económica y financiera con uno o varios de los siguientes documentos:
A) Declaración de la entidad financiera o seguro de indemnización por riesgos profesionales
B) Cuentas anuales presentadas en el Registro Mercantil o el que corresponda. Si no se tiene obligación de presentar cuentas en ningún Registro, basta con los libros de contabilidad legalizados.
C) Declaración sobre el volumen de negocios (si hace falta el volumen de negocio en el ámbito correspondiente al objeto del contrato).

Aún así, como decía, en ocasiones la misma entidad adjudicadora facilita modelos, bien en el mismo texto del anuncio, bien en los pliegos del concurso o incluso en las normas de contratación de la entidad. Os presento algunos ejemplos:

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Hace unos días tuve la oportunidad de preparar, junto a Marcel Medina, CEO de Aztive Mobile, una oferta que encontramos en licitaciones.es para un concurso que encajaba en su línea de negocio, la contratación del servicio de envío de SMS, aunque también hacen pasarelas de pago móvil, y me gustaría compartir con todos los lectores los pasos que realizamos, los errores que cometimos, y las conclusiones que sacamos de la experiencia.

Antes que nada, dejar claro que ninguno de los dos había preparado ofertas para concursos públicos antes, por lo que se trataba de una novedad para ambos.

Encontrar el concurso público

Puesto que Aztive no tiene puesto el foco de trabajo en los concursos públicos, Licitaciones.es fue clave en detectar el concurso, sobretodo por el hecho que el concurso fue publicado en el perfil del contratante de fsc-inserta (http://www.fsc-inserta.es) y por lo tanto era complicado de encontrar.  En nuestra contra jugó que al no tener puesta una alerta, detectamos el concurso casi ‘por casualidad’, y solamente tuvimos 5 días para preparar la documentación; tiempo a todas luces insuficiente cuando se trata del primer concurso (ahora estoy seguro que en 2 o 3 días podemos preparar otra oferta, pues ya tenemos toda la documentación ‘administrativa’).

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Los Pliegos de Cláusulas recogen el contenido que debe tener una oferta de un concurso público. Las administraciones convocantes facilitan el acceso a la documentación mediante el Perfil del Contratante, que es una página web donde se publicita el estado de los diferentes concursos de una entidad y desde donde se puede descargar la documentación del concurso, tanto técnica como administrativa. En la mayoría de los casos incluso es posible disponer de otros datos necesarios del concurso, como el proyecto para las obras de construcción, aunque algunas entidades siguen remitiendo a copisterías para conseguir esta documentación.

El Pliego pide tres categorías de información: administrativa, técnica y económica. Se suele dividir en varios sobres, de dos a cuatro, según el caso y contenidos deseados. La documentación administrativa permite identificar a la empresa ofertante y quien la representa, así como la cualificación y experiencia técnica (aquí hemos dado referencia de la clasificación y de los registros de contratistas). Normalmente se trata de reproducciones de documentos oficiales (en muchas ocasiones copias notariales) que ya explicaremos en otro lugar cómo preparar.

El apartado técnico hace referencia a aspectos particulares relacionados con el contenido y ejecución del contrato que se oferta. Por ejemplo, los Pliegos de la Dirección General de Carreteras del Ministerio de Fomento en algunos de sus últimos concursos dividen la valoración de la plica técnica según los siguientes conceptos:

Concepto Puntuación

Límite de contenido

Memoria y programas de trabajo

70

20 páginas

Actuaciones medioambientales

10

10 páginas

Tecnología e I+D+i

10

Calidad

10

Cada uno de los apartados debe desarrollarse en el espacio delimitado y el Pliego suele describir los criterios de puntuación, para facilitar la preparación de la presentación.

Por último, figura la propuesta económica. Como es preceptivo valorar previamente las ofertas de carácter técnico de las cuantificables objetivamente, que suelen ser (entre otras) las económicas, resulta que se prohíbe que haya pistas en este sentido, de forma que la parte económica nunca debe mezclarse con propuestas de tipo técnico, ya que suelen indicar cuál es el valor de la propuesta. También se establece en el Pliego cómo se valora la oferta económica sobre el total del concurso y cuáles son los criterios de presunción de temeridad (las bajas temerarias, cuando hay excesiva disminución de precio, son harina de un costal del que otro día comentaremos).

Algunas veces la puntuación combinada de la oferta técnica y la económica, hace que el concurso resulte casi una subasta, porque se otorga el 75 % a la parte económica y el restante 25 % a la parte técnica, de manera que alguien que reduzca mucho el precio puede ganar el concurso, si ha hecho una oferta técnica aceptablemente decente.

Pero no siempre es la parte económica el punto crítico de la oferta. Por ejemplo, puede pasar lo que recientemente indicaba la plica de un conocido ayuntamiento, en que valoraba la oferta económica de un concurso de obras a razón de 1,325 puntos por cada 1 % de baja presentada respecto del presupuesto tipo de salida, con el límite máximo de 26,5 puntos. Dicho en román paladino: como 26,5 dividido entre 1,325 es 20, la máxima puntuación se obtiene con una baja del 20 %. Basta con comprobar que es posible asumir esa baja (cosa bastante probable, a la vista de las bajas de recientes licitaciones), para intuir que la gran mayoría de los ofertantes harán suya esta propuesta. Es decir, que la puntuación de la parte económica será, para casi todos los participantes, la misma. En este caso, el concurso se dirime por la puntuación de la parte técnica, lo que permite igualar mucho más las oportunidades (dando por sentado la capacidad previa de llegar a una baja del 20 %). En otras ocasiones, aunque no se “invite” a realizar una baja, la parte económica tiene un peso relativo pequeño (de menos del 25 %). Además de estas situaciones anecdóticas, en general suele haber un equilibrio sutil entre la parte económica y la técnica, de manera que para la mayoría de las ocasiones, la situación nos deja con la puntuación técnica como la parte fundamental del resto del concurso para optar a la posibilidad de contratarlo. Aquí es donde entran en funcionamiento las posibilidades comerciales.

La legislación comunitaria ha contribuido a que haya cada vez mayor transparencia respecto de la forma de puntuar las ofertas técnicas. La obligación que la evaluación se realice antes de abrir la plica económica, incluso con el requisito que esta puntuación sea ya conocida por los concursantes, facilita este aspecto. A veces, se fija un valor mínimo excluyente (en torno al 60 % del máximo) y otras se indica claramente cuáles serán las facetas y criterios de puntuación a los que deba ajustarse quien realice la valoración. Para un conocedor del sector, es posible redactar una propuesta técnica con auténticas aportaciones de valor que permitan destacar la diferencia competitiva de nuestra oferta.

Podríamos concluir que si hemos jugado bien nuestras cartas, es posible contratar con un cliente público que no nos conoce. Pero esto no es lo corriente. Sobra admitir que el ser bien reconocidos facilitará el acceso a mejores oportunidades. Hay que perder el miedo escénico a visitar a los representantes de la administración. A veces un técnico o un político no nos recibirán durante los periodos previos a una adjudicación de un concurso, con la sana intención de no dejarse influir en estas circunstancias. Con la misma seguridad, en otros momentos podemos aspirar a mantener un intercambio de opiniones y ofrecer a nuestro interlocutor los servicios de nuestra empresa y explicarle las habilidades que podemos aportar. A veces, la perspectiva de un concurso recientemente adjudicado puede ayudar para recibir retroalimentación sobre las características de nuestra oferta pasada y como mejorarla en el futuro.

A las administraciones les interesa propiciar la competencia, de manera que cuantos más licitadores participen en un concurso, mayor garantía de mejores prestaciones y opciones en las ofertas. Por lo tanto, también es bueno que haya diferentes adjudicatarios de los concursos, para incentivar la competencia empresarial. Hará falta agudizar el ingenio para mejorar las circunstancias de la oferta, no sólo en términos económicos sino también en aspectos relacionados con el plazo, las peculiaridades de la empresa y las circunstancias especiales que se hayan apreciado al analizar el concurso. Por último, cabe pensar que cada vez que encontremos una puerta cerrada, hay que ser conscientes que estamos más cerca de que la siguiente puerta se abra.

Hoy tenemos la participación de lujo de la responsable de una mesa de contratación en una administración pública, pero que debido a su posición nos ha solicitado no nombrarla. Gracias a su dilatada experiencia abriendo sobres de ofertas, nos puede hablar de los errores más comunes que se cometen, y dar algunos consejos que creemos pueden ser muy útiles. ¡Disfrutad de la lectura!

 

“Des de la entrada en vigor de la nueva Ley de contratos del sector público la percepción general es que la pequeña y mediana empresa, desconoce los elementos básicos de una licitación pública, lo que incrementa la sensación de dificultad e inseguridad en la licitación.

Algunos de los errores más frecuentes en los que incurren los licitadores son también los más graves, hasta el extremo de determinar la exclusión de las empresas licitadoras. Los errores más típicos son los siguientes:

  • Presentación de las proposiciones fuera de plazo.  Quedan excluidas todas las propuestas presentadas un minuto después de la fecha y hora límites previstos en el anuncio de licitación.
  • La inclusión en el sobre A (documentación general) de la oferta económica y  documentos que deben incluirse en el resto de los sobres, especialmente aquellos que deben incluirse en el sobre C, comporta la exclusión de los licitadores.
  • Otro de los errores más comunes, es la inclusión en el sobre B de documentos que deben constar en el sobre C. Cabe destacar que en el sobre B deberá insertarse la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han se valorarse según un juicio de valor, quedan excluidos los licitadores que incluyan en dicho sobre, documentación que debería constar en el sobre C, en especial si se trata de la oferta económica.

 

Otros de los errores en que incurren los licitadores que son subsanables y que por tanto, no determinan la exclusión de las empresas licitadoras, son los que detallo a continuación:

  • Carencia de alguno/s de los documentos que deben constar en el sobre A (documentación general). La sensación es que los empresarios desconocen que sería suficiente con hacer constar la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado que acreditaría frente a todos los órganos de contratación del sector público,  las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar.
  • En el sobre C las empresas deben aportar la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han de valorarse de forma automática. Pues bien, ocurre a menudo que las empresas incluyen en dicho sobre documentación que debiese haberse incluido en el sobre B. En este caso, simplemente, dicha documentación no sería objeto de valoración.

 

Finalmente, tan solo destacar la sensación de que algunas pymes desconocen la existencia del perfil del contratante, recomiendo pues que las empresas se familiaricen con las plataformas  creadas por las diferentes administraciones públicas, que se configuran como un portal único, global e integrado  para la difusión de la información de la actividad contractual de la Administración pública y de los entes y empresas que integran el sector público.

Para acabar, tan sólo animar a los licitadores a que se presenten a la licitaciones y decirles que los farragosos trámites administrativos constituyen una garantía de  transparencia para los participantes , dejando el menor margen posible a la discrecionalidad de la administración que debe adjudicar mediante procedimientos preestablecidos.”

 

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