Hace unos días tuve la oportunidad de preparar, junto a Marcel Medina, CEO de Aztive Mobile, una oferta que encontramos en licitaciones.es para un concurso que encajaba en su línea de negocio, la contratación del servicio de envío de SMS, aunque también hacen pasarelas de pago móvil, y me gustaría compartir con todos los lectores los pasos que realizamos, los errores que cometimos, y las conclusiones que sacamos de la experiencia.

Antes que nada, dejar claro que ninguno de los dos había preparado ofertas para concursos públicos antes, por lo que se trataba de una novedad para ambos.

Encontrar el concurso público

Puesto que Aztive no tiene puesto el foco de trabajo en los concursos públicos, Licitaciones.es fue clave en detectar el concurso, sobretodo por el hecho que el concurso fue publicado en el perfil del contratante de fsc-inserta (http://www.fsc-inserta.es) y por lo tanto era complicado de encontrar.  En nuestra contra jugó que al no tener puesta una alerta, detectamos el concurso casi ‘por casualidad’, y solamente tuvimos 5 días para preparar la documentación; tiempo a todas luces insuficiente cuando se trata del primer concurso (ahora estoy seguro que en 2 o 3 días podemos preparar otra oferta, pues ya tenemos toda la documentación ‘administrativa’).

Páginas: 1 2 3

Los Pliegos de Cláusulas recogen el contenido que debe tener una oferta de un concurso público. Las administraciones convocantes facilitan el acceso a la documentación mediante el Perfil del Contratante, que es una página web donde se publicita el estado de los diferentes concursos de una entidad y desde donde se puede descargar la documentación del concurso, tanto técnica como administrativa. En la mayoría de los casos incluso es posible disponer de otros datos necesarios del concurso, como el proyecto para las obras de construcción, aunque algunas entidades siguen remitiendo a copisterías para conseguir esta documentación.

El Pliego pide tres categorías de información: administrativa, técnica y económica. Se suele dividir en varios sobres, de dos a cuatro, según el caso y contenidos deseados. La documentación administrativa permite identificar a la empresa ofertante y quien la representa, así como la cualificación y experiencia técnica (aquí hemos dado referencia de la clasificación y de los registros de contratistas). Normalmente se trata de reproducciones de documentos oficiales (en muchas ocasiones copias notariales) que ya explicaremos en otro lugar cómo preparar.

El apartado técnico hace referencia a aspectos particulares relacionados con el contenido y ejecución del contrato que se oferta. Por ejemplo, los Pliegos de la Dirección General de Carreteras del Ministerio de Fomento en algunos de sus últimos concursos dividen la valoración de la plica técnica según los siguientes conceptos:

Concepto Puntuación

Límite de contenido

Memoria y programas de trabajo

70

20 páginas

Actuaciones medioambientales

10

10 páginas

Tecnología e I+D+i

10

Calidad

10

Cada uno de los apartados debe desarrollarse en el espacio delimitado y el Pliego suele describir los criterios de puntuación, para facilitar la preparación de la presentación.

Por último, figura la propuesta económica. Como es preceptivo valorar previamente las ofertas de carácter técnico de las cuantificables objetivamente, que suelen ser (entre otras) las económicas, resulta que se prohíbe que haya pistas en este sentido, de forma que la parte económica nunca debe mezclarse con propuestas de tipo técnico, ya que suelen indicar cuál es el valor de la propuesta. También se establece en el Pliego cómo se valora la oferta económica sobre el total del concurso y cuáles son los criterios de presunción de temeridad (las bajas temerarias, cuando hay excesiva disminución de precio, son harina de un costal del que otro día comentaremos).

Algunas veces la puntuación combinada de la oferta técnica y la económica, hace que el concurso resulte casi una subasta, porque se otorga el 75 % a la parte económica y el restante 25 % a la parte técnica, de manera que alguien que reduzca mucho el precio puede ganar el concurso, si ha hecho una oferta técnica aceptablemente decente.

Pero no siempre es la parte económica el punto crítico de la oferta. Por ejemplo, puede pasar lo que recientemente indicaba la plica de un conocido ayuntamiento, en que valoraba la oferta económica de un concurso de obras a razón de 1,325 puntos por cada 1 % de baja presentada respecto del presupuesto tipo de salida, con el límite máximo de 26,5 puntos. Dicho en román paladino: como 26,5 dividido entre 1,325 es 20, la máxima puntuación se obtiene con una baja del 20 %. Basta con comprobar que es posible asumir esa baja (cosa bastante probable, a la vista de las bajas de recientes licitaciones), para intuir que la gran mayoría de los ofertantes harán suya esta propuesta. Es decir, que la puntuación de la parte económica será, para casi todos los participantes, la misma. En este caso, el concurso se dirime por la puntuación de la parte técnica, lo que permite igualar mucho más las oportunidades (dando por sentado la capacidad previa de llegar a una baja del 20 %). En otras ocasiones, aunque no se “invite” a realizar una baja, la parte económica tiene un peso relativo pequeño (de menos del 25 %). Además de estas situaciones anecdóticas, en general suele haber un equilibrio sutil entre la parte económica y la técnica, de manera que para la mayoría de las ocasiones, la situación nos deja con la puntuación técnica como la parte fundamental del resto del concurso para optar a la posibilidad de contratarlo. Aquí es donde entran en funcionamiento las posibilidades comerciales.

La legislación comunitaria ha contribuido a que haya cada vez mayor transparencia respecto de la forma de puntuar las ofertas técnicas. La obligación que la evaluación se realice antes de abrir la plica económica, incluso con el requisito que esta puntuación sea ya conocida por los concursantes, facilita este aspecto. A veces, se fija un valor mínimo excluyente (en torno al 60 % del máximo) y otras se indica claramente cuáles serán las facetas y criterios de puntuación a los que deba ajustarse quien realice la valoración. Para un conocedor del sector, es posible redactar una propuesta técnica con auténticas aportaciones de valor que permitan destacar la diferencia competitiva de nuestra oferta.

Podríamos concluir que si hemos jugado bien nuestras cartas, es posible contratar con un cliente público que no nos conoce. Pero esto no es lo corriente. Sobra admitir que el ser bien reconocidos facilitará el acceso a mejores oportunidades. Hay que perder el miedo escénico a visitar a los representantes de la administración. A veces un técnico o un político no nos recibirán durante los periodos previos a una adjudicación de un concurso, con la sana intención de no dejarse influir en estas circunstancias. Con la misma seguridad, en otros momentos podemos aspirar a mantener un intercambio de opiniones y ofrecer a nuestro interlocutor los servicios de nuestra empresa y explicarle las habilidades que podemos aportar. A veces, la perspectiva de un concurso recientemente adjudicado puede ayudar para recibir retroalimentación sobre las características de nuestra oferta pasada y como mejorarla en el futuro.

A las administraciones les interesa propiciar la competencia, de manera que cuantos más licitadores participen en un concurso, mayor garantía de mejores prestaciones y opciones en las ofertas. Por lo tanto, también es bueno que haya diferentes adjudicatarios de los concursos, para incentivar la competencia empresarial. Hará falta agudizar el ingenio para mejorar las circunstancias de la oferta, no sólo en términos económicos sino también en aspectos relacionados con el plazo, las peculiaridades de la empresa y las circunstancias especiales que se hayan apreciado al analizar el concurso. Por último, cabe pensar que cada vez que encontremos una puerta cerrada, hay que ser conscientes que estamos más cerca de que la siguiente puerta se abra.

Muy buenos días,

hoy os presentamos un nuevo vídeo realizado en el salón MiEmpresa 2012, con la participación del ICEX y de dos expertos en la materia, hablando sobre el funcionamiento de Licitaciones y Concursos Públicos internacionales, y de cómo las PYMES pueden y han ganado concursos fuera del país. Los ponentes son:

Rafael Hoyuela, Jefe del Departamento de Financiación Multilateral del ICEX

José Francisco Muro, Director General de Javaland

y como caso práctico Carlos Rojo, Director Financiero de Álava Ingenieros, ganadores de muchos Concursos Públicos internacionales.

Me gustaría resaltar algunos comentarios de los ponentes:

Del Sr. Hoyuela sobre las grandes oportunidades que hay, de hasta 200.000 millones de dólares anuales, y de la red de apoyo del ICEX a la internacionalización.

Del Sr. Muro resaltar sus comentarios sobre la importancia de tener claras nuestras ventajas competitivas, la necesidad de invertir recursos para obtener resultados a medio/largo plazo, la búsqueda de socios locales para mejorar las posibilidades de ganar y de la falta de iniciativa de las PYMES españolas para participar en Concursos Públicos internacionales.

El Sr. Rojo nos habla sobre la importancia de creer en el know-how que acumulan las empresas para vender en el extranjero, la identificación de las oportunidades, y que ‘la práctica hace al maestro’.

Sin más, os dejo con el vídeo.

The video cannot be shown at the moment. Please try again later.

 

También me gustaría dejaros el enlace a una nota de prensa de la Comisión Europea, donde explican las iniciativas tomadas por la UE para mejorar el acceso a los mercados de contratación pública internacional de las empresas europeas y para la liberalización de los mercados mundiales de la contratación pública y velar por que las empresas europeas tengan un acceso equitativo a los mismos.

http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/12/268&format=HTML&aged=0&language=ES&guiLanguage=de

Hoy tenemos la participación de lujo de la responsable de una mesa de contratación en una administración pública, pero que debido a su posición nos ha solicitado no nombrarla. Gracias a su dilatada experiencia abriendo sobres de ofertas, nos puede hablar de los errores más comunes que se cometen, y dar algunos consejos que creemos pueden ser muy útiles. ¡Disfrutad de la lectura!

 

“Des de la entrada en vigor de la nueva Ley de contratos del sector público la percepción general es que la pequeña y mediana empresa, desconoce los elementos básicos de una licitación pública, lo que incrementa la sensación de dificultad e inseguridad en la licitación.

Algunos de los errores más frecuentes en los que incurren los licitadores son también los más graves, hasta el extremo de determinar la exclusión de las empresas licitadoras. Los errores más típicos son los siguientes:

  • Presentación de las proposiciones fuera de plazo.  Quedan excluidas todas las propuestas presentadas un minuto después de la fecha y hora límites previstos en el anuncio de licitación.
  • La inclusión en el sobre A (documentación general) de la oferta económica y  documentos que deben incluirse en el resto de los sobres, especialmente aquellos que deben incluirse en el sobre C, comporta la exclusión de los licitadores.
  • Otro de los errores más comunes, es la inclusión en el sobre B de documentos que deben constar en el sobre C. Cabe destacar que en el sobre B deberá insertarse la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han se valorarse según un juicio de valor, quedan excluidos los licitadores que incluyan en dicho sobre, documentación que debería constar en el sobre C, en especial si se trata de la oferta económica.

 

Otros de los errores en que incurren los licitadores que son subsanables y que por tanto, no determinan la exclusión de las empresas licitadoras, son los que detallo a continuación:

  • Carencia de alguno/s de los documentos que deben constar en el sobre A (documentación general). La sensación es que los empresarios desconocen que sería suficiente con hacer constar la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado que acreditaría frente a todos los órganos de contratación del sector público,  las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar.
  • En el sobre C las empresas deben aportar la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han de valorarse de forma automática. Pues bien, ocurre a menudo que las empresas incluyen en dicho sobre documentación que debiese haberse incluido en el sobre B. En este caso, simplemente, dicha documentación no sería objeto de valoración.

 

Finalmente, tan solo destacar la sensación de que algunas pymes desconocen la existencia del perfil del contratante, recomiendo pues que las empresas se familiaricen con las plataformas  creadas por las diferentes administraciones públicas, que se configuran como un portal único, global e integrado  para la difusión de la información de la actividad contractual de la Administración pública y de los entes y empresas que integran el sector público.

Para acabar, tan sólo animar a los licitadores a que se presenten a la licitaciones y decirles que los farragosos trámites administrativos constituyen una garantía de  transparencia para los participantes , dejando el menor margen posible a la discrecionalidad de la administración que debe adjudicar mediante procedimientos preestablecidos.”

 

Para concurrir en cualquier mercado se requiere conocer bien el sector y apostar decididamente por hacer aportaciones singulares y de competividad. Hacerlo participando en el mercado público añade un nuevo aspecto, sobre todo por las diversas diferencias vitales en la manera que éste se mueve. La fundamental reside en el carácter público de las ofertas. Esto supone que las administraciones se regulan en sus relaciones con sus proveedores de una forma especial controlada por ley. A las normas no escritas del mercado privado, se añaden algunas que obligan fundamentalmente al carácter público del proceso, para asegurar que los dineros de todos se gastan conveniente y transparentemente. Eso obliga a que los administradores sean rigurosos y formales en sus relaciones con las empresas que quieren convertirse en proveedoras de la Administración. Como contraposición a este formalismo y rigor, la ventaja estriba en que las reglas se conocen y se respetan estrictamente, de forma que es mucho más sencillo saber qué ocurre en los entresijos del entorno público que en los de la empresa privada, donde hay barreras de acceso y de conocimiento del mercado que no son obvias. Por ejemplo, la participación en un concurso supone saber cuáles son las empresas competidoras y se puede conocer parte de la oferta que éstas presentan. La más importante: el precio, aunque no la única; plazo, mejoras y otras características pueden ser públicos también. En suma, conoceremos quién participa en el concurso, en qué condiciones lo hace y a quién adjudican el contrato, con certeza absoluta del precio final. ¿Cuántas veces alguno de estos aspectos es desconocido realizando una oferta a una empresa?

 

Para tomar la decisión de competir vendiendo los  productos o servicios de una empresa a las administraciones públicas hace falta un análisis profundo y una evaluación de oportunidades. Así que partimos de la decisión empresarial de participar en concursos públicos. Es una opción firme y meditada, con la convicción que no será fácil, pero que en un futuro (esperemos que próximo) aportará sus frutos y justificará los resultados. Habrá que empezar buscando convocatorias de contratos públicos, actividad más compleja de lo que parece a primera vista, y probablemente sea necesario estar calificado y clasificado para poder participar en una determinada licitación. Y, cómo no, será imprescindible dominar la jerga que nos permita navegar fluidamente por los entresijos de la Ley de Contratos. Todo esto no debe desanimarnos: hay muchas empresas que sustentan gran parte de su estrategia, su competencia y su capacidad en el mercado público. Como en cualquier entorno, habrá que luchar duro para superar las hostilidades. Los recursos comerciales, de entrada, son distintos. Es necesario preparar la organización para poder atender las particularidades del mercado. Hace falta un equipo que lidere la persecución del objetivo de contratar. Normalmente habrá que distinguir las labores comerciales formales y separarlas de las de carácter informal. Las primeras corresponden al seguimiento del mercado y a la preparación de valoraciones y presentación de ofertas. Las segundas suelen ser de carácter relacional y comportan el conocimiento del cliente y la visita periódica para realizar un seguimiento de las ofertas presentes y futuras. Las empresas de construcción, que compiten en el mercado de obra pública, suelen asignar esta organización formal al Departamento de Estudios y la de carácter comercial a algún directivo de alto  nivel. En las empresas farmacéuticas, que proveen el mercado de la sanidad pública, ambas funciones suelen asignarse al Departamento de Marketing. La denominación (estudios, marketing o cualquier otra) es lo de menos; lo importante será otorgar responsabilidad y medios a un equipo que incluya entre sus asignaciones la de contratar en el mercado público. Convendrá prever qué necesidades va a encontrar el equipo para planificar sus componentes y los medios que precisarán. Concebir el equipo creando de cero una organización independiente puede ayudar a facilitar su trabajo, aunque a veces es mejor dejar que sea un departamento comercial ya operativo el que evolucione para poder adaptarse a las necesidades del concurso público.

 

Una vez establecido el ámbito de clientes sobre los que se realizará la oferta, será conveniente controlar la publicación de noticias investigando en las diferentes fuentes de información. Los concursos de cada sector empresarial suelen tener características similares, de manera que la preparación de una oferta tiene un alto valor de aprendizaje porque muchas de las experiencias serán trasladables a clientes similares, ya sean municipios, consejerías autonómicas o ministerios. Normalmente un anuncio de un concurso público indica aspectos elementales de la licitación: características de la convocatoria, importes, plazos y requisitos. La publicación suele remitir a la fuente de documentación, ya sea a través de algún departamento del organismo que convoca o a través del Perfil del Contratante en Internet, donde pueden conseguirse otros documentos más amplios y que ayudan a evaluar mejor las circunstancias de la oferta, como Pliegos Administrativos y Técnicos o Proyectos. Conocida una convocatoria, cabe evaluar la decisión de concurrir al concurso. Los plazos de presentación de ofertas suelen oscilar entre los 13 y 26 días, que son los tiempos más habituales, aunque para operaciones de mayor volumen económico se hacen primeras publicaciones y advertencias con 52 días de antelación, al estar condicionadas por la publicación del anuncio en los boletines de la Unión Europea. Aunque puedan parecer muchos días, el tiempo para preparar una oferta es muy apretado y las decisiones han de tomarse con agilidad, para poder reunir los datos de la oferta (a veces un voluminoso proyecto), evaluar las circunstancias técnicas y económicas y preparar la documentación de presentación. Los criterios para optar a una oferta concreta deben tener presente el tipo de trabajo, el cliente y nuestro grado de conocimiento de su organización, el importe de salida de la oferta, el plazo de ejecución del trabajo y los requisitos de puntuación del concurso. Las barreras más importantes suelen presentarse en el caso de ser preciso estar clasificado y en los avales económicos que se deban depositar como garantía del cumplimiento de la oferta que se realice. Cuando se trata de concursos pequeños estos dos requisitos no existen; es decir, para importes de poca entidad económica no es necesaria clasificación empresarial alguna ni hace falta presentar un aval bancario. En estos casos, la administración puede pedir algunas verificaciones de solvencia técnica y económica que suelen ser fáciles de asumir prácticamente por cualquier empresa que ya tenga algo de experiencia en el mercado. Normalmente se refieren al volumen de facturación anual de la empresa, a la titulación de los técnicos que realizarán el trabajo o a estar en posesión de experiencias similares a la que se pretende ofertar.

 

Una vez tomada la decisión de presentarse a una oferta concreta, hay que preparar en plazo la documentación que solicite la Administración. Las primeras veces es necesario prever que se den dificultades, propias del proceso de aprendizaje, por lo que no estará de más contar con tener preparada la oferta con algo más de antelación. Pero el tiempo disponible no suele ser holgado, porque los plazos de entrega –hora incluida- son inapelables. También hay que contar con moral de superación, para que el equipo se sienta optimista y dispuesto a vencer las dificultades que cualquier primera experiencia entraña. Una vez dominado, por reiteración del proceso de ofertar, parte del problema de preparar una documentación de una oferta será trivial de resolver. En las siguientes ofertas se podrá destinar el tiempo a trabajar más cuidadosamente los aspectos singulares y específicos de la propuesta concreta que se presente, como el contenido técnico  o la valoración económica. En futuros artículos que publicaremos en el blog iremos acometiendo algunos de los aspectos particulares de los concursos, para recorrer juntos los entresijos de los Pliegos y los proyectos. Como primer avance, adelantaremos que normalmente una oferta consta de tres clases de documentación que se entregan en diferentes sobres. La plica administrativa (normalmente el primer sobre) contiene información sobre la empresa o empresas que realizan la oferta y sobre las personas que actúan en nombre de ésta: escrituras, poderes, copias de inscripciones en registros de clasificación y avales o pruebas de la solvencia. El segundo grupo de documentos responde a las características técnicas del concurso y suele ser específico de cada tipología. Puede contener desde memorias técnicas de ejecución de los trabajos, hasta detalles concretos sobre el producto que se oferta, como especificaciones, patentes o experiencias de la empresa fabricante y de los servicios postventa ofrecidos. Una tercera parte (a veces en el mismo sobre que la documentación técnica y otras veces en un sobre distinto), comprende la oferta económica y otros aspectos cuantificables de ésta (el plazo de ejecución o los períodos de garantía asumidos, por ejemplo).

 

Como se puede apreciar, la documentación a preparar requiere de atención, supone un coste de elaboración y reclama la dedicación de algunas personas. El coste de  preparación de ofertas es un criterio que puede ayudar a tomar la decisión de participar en el mercado público, al permitir evaluar el gasto a realizar frente a los posibles resultados de las contrataciones. Para quien participa en concursos habitualmente queda  justificada la rentabilidad de estos gastos.

 

Seo