Gestión de servicios de bares, restaurantes y cafeterías:

Como comentaba Ernesto en la anterior entrada, existe una tipología de concursos públicos en los que la administración en lugar de comprar obras, suministros o servicios, vende la gestión de servicios. En esta entrada quiero hacer especial hincapié en la gestión de Bares, Restaurantes y Cafeterías de titularidad pública, puesto que ahora que se acerca la época estival esta tipología de licitaciones está muy activa.

El funcionamiento de éstos concursos es el siguiente:

La administración posee (o gestiona) un espacio público (pabellón deportivo, piscina municipal, centros de día, centros cívicos o culturales, playas, mercados, escuelas e institutos de estudios, etc.) en los que se ubica un restaurante, cafetería, bar o chiringuito, que ya dispone de un cierto equipamiento (varía mucho de un caso a otro). La administración licita su gestión a cambio de un importe mínimo por temporada, generalmente a pagar de forma mensual, y las empresas o personas interesadas hacen una oferta al alza (en lugar de disminuir el precio del servicio ofertado como es habitual en los concursos públicos, los participantes hacen una oferta al alza del importe que pagarán en concepto de canon de explotación). Aunque generalmente el canon a pagar tendrá el mayor peso en la elección del adjudicatario, la realización de mejoras en la oferta (por ejemplo mejorando el equipamiento disponible – para entendernos, comprando más neveras, o cualquier otro equipo necesario) o la disminución de las listas de precios de los productos ofertados también suelen afectar a la decisión de la mesa de contratación.

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Una de las modalidades de concurso son los de arrendamiento comercial. En este caso, se invierten los papeles tradicionales: la administración pública se convierte en el perceptor de dinero y la empresa privada es quien paga, en lugar del habitual modelo donde la administración es el cliente. Este tipo de concursos es para negocios tan diversos como aquellos que corresponden a concesiones de superficie como a la cesión de un servicio. Ejemplos de este tipo de licitaciones  pueden ser la instalación de kioskos de vending o la apertura de un bar en un espacio público.

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Existen una serie de concursos públicos cuyo procedimiento se denomina “negociado“, unas veces con la coletilla “con publicidad” y otras “sin publicidad”. Estos concursos, debido a algunas características (sobretodo al presupuesto o al tipo de trabajo que solicitan), no suelen ser publicados en ningún Boletin Oficial ni perfil de contratante, aunque sí lo son las adjudicaciones de los mismos.

Para poder participar debemos ser invitados por la entidad adjudicadora, hecho que dificulta enormemente a las empresas que no conocen estos tipos de concursos entrar en el juego.

¿Y cómo consigo que inviten a mi empresa a participar en los concursos públicos negociados (con o sin publicidad)?
La respuesta es sencilla: dándonos de alta en los registros de empresas licitadoras.

Cuando una administración quiere invitar a empresas (generalmente se invita a entre 3 y 5 a presentar su oferta), debe elegirlas de entre las que figuran en el registro bien de su propia entidad, bien del estamento público al que pertenece (una empresa pública dependiente de un ministerio, por ejemplo, si no dispone de su propio registro irá a buscar al ROLECE; en cambio, una entidad dependiente de un gobierno regional accederá al registro de su comunidad autónoma, por ejemplo el RELI en Cataluña).<br>

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Una de las dudas más frequentes es cuando encontramos un concurso y nos solicitan la clasificación empresarial por primera vez es que es necesario. Bueno la clasificación de contratistas del estado va dirigida a contratos de obras y servicios con unas cuantías mínimas. Aunque se puede presentar el caso de para importes inferiores que la soliciten. Lo que debemos tener en cuenta es que el plazo para obtenerla (teniendo toda la documentación preparada) desde la solicitud la ministerio de economía y hacienda es de 3-4 meses como mínimo. 

Por otro lado que necesitamos:

  • DNI de las personas que firman la solicitud
  • Escrituras de las empresas (de constitución, subsanación, ampliación de capital, cambio denominación social, etc,…)
  • Certificación de estar al corriente con hacienda y la seguridad social
  • Acreditación o documentación para acreditar la actividad de un determinado subgrupo en el caso de que sea necesaria.
  • Informe expedido por la Tesorería General de la Seguridad Social para cada una de las cuentas, en la actividad para la que se solicita clasificación de obras o servicios en las que la empresa está en situación de alta.
  • Certificado emitido por la Tesorería General de la Seguridad Social, en el que se indique el número anual medio de trabajadores empleados por la empresa durante los tres últimos años
  • Justificación de los medios materiales de la empresa.
  • Certificados de buena ejecución de los trabajos.
  • Acreditación de los medios financieros de la empresa (según el caso cuentas anuales, modelos 347, declaraciones de hacienda, etc…)

¿Que pasa si no puedo acreditar experiencia de los últimos tres años para servicios y de los últimos cinco años para obras?

En caso de no poder aportar experiencia hay que justificar que se cuenta con los recursos técnicos y medios suficientes para un determinado subgrupo. Es decir que la empresa tiene a su disposición o va a disponer de la maquinaria, equipos, personal técnico con experiencia, etc… necesarios con la documentación. En caso de maquinaría con facturas o contratos de alquiler, leasing, arrendamiento financiero.

Clasificación en casos especiales.

  1. Se entenderán como casos especiales de clasificación todos aquellos en los que no tenga aplicación directa la fórmula del indice de empresa, por no haber realizado la empresa en el último trienio trabajo alguno del tipo para el que solicita clasificación.
  2. En todos los casos especiales la procedencia de la clasificación será el resultado estimativo de las posibilidades que encierra la empresa para la ejecución del tipo de trabajo de que se trate, deducido del examen de los extremos siguientes:
    1. Experiencia del personal directivo y técnico en el tipo de trabajo que corresponda al subgrupo solicitado.
    2. Maquinaria y equipos de que disponga de especial aplicación al tipo de trabajo de que se trate.
  3. Una vez estimada la procedencia de la clasificación en el subgrupo solicitado, se determinará la categoría que le corresponde en el mismo, mediante aplicación de la fórmula del índice de empresa, fijando por apreciación el valor que debe adoptarse para el factor O representativo del máximo importe anual que se considera que puede actualmente ser ejecutado por la empresa en los trabajos de servicios del subgrupo.

¿Cómo se miden las “posibilidades” que encierra la empresa?

La empresa debe aportar en estos casos:

  • Relación detallada del personal de que dispone con experiencia en los trabajos del subgrupo (experiencia que puede haber adquirido dentro o fuera de su actual empresa).
  • Relación detallada de la maquinaria de que dispone de aplicación específica a los trabajos del subgrupo.
  • Una memoria detallada y cuantificada, con las referencias y justificaciones pertinentes (rendimientos reales, precios de mercado, etc.) de su capacidad de ejecución anual de trabajos del subgrupo, con los medios antes citados.
  • Acreditación documental de todo lo anterior.

 

¿Mucho lío? No se preocupe se lo gestionamos. Clic aquí

Hoy os presentamos un vídeo de la DGPYME que entra a explicar más en detalle el papel de las Sociedades de Garantía Recíproca (SGR) en la financiación de las PYMES, entre otras necesidades para el acceso al crédito en la participación en Concursos Públicos.

 

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Hoy tenemos una entrada de Joaquim Silvestre, de AVALIS DE CATALUNYA, SGR

¿QUE SON LAS SOCIEDADES DE GARANTIA RECÍPROCA Y QUE PUEDEN APORTAR A LAS PIMES LICITADORAS DE CONCURSOS PÚBLICOS?

Las Sociedades de Garantía Recíproca son Entidades Financieras, supervisadas por el Banco de España. Sin ánimo de lucro y ámbito de actuación específico, geográfico y en menor medida sectorial.
Funcionan como una Mutualidad, con exigencia legal de que la empresa avalada se convierta en socio de la S.G.R. y su objeto principal es facilitar el acceso al crédito de las PYMES mediante un único producto: El Aval.

Los avales pueden ser:
Financieros: Avales ante Banco y Cajas garantizando operaciones, bien de inversión, bien de circulante.
Económicos: Avales que respondan de obligaciones dinerarias, tales como anticipos de subvenciones, alquileres, etc.
Técnicos: Avales que respondan de obligaciones no dinerarias, tales como licitaciones.
La Sociedades de Garantía Recíproca no son una competencia directa de Bancos y Cajas, sino un complemento que facilita la fluidez del crédito, y de hecho los propios Bancos y Cajas suelen formar parte de las SGR en calidad de Socios Protectores.
En el caso concreto de empresas licitadoras de concursos públicos, como primer efecto relevante, el aval o la línea de avales que formalice con una SGR, hace que mantenga intacta su capacidad de endeudamiento, ya que complementa las líneas que la PIME tiene con sus Entidades habituales.

En la página de la Confederación Española de Sociedades de Garantía Recíproca, www.cesgar.es se encuentran los enlaces a todas las Sociedades de Garantía Reciproca de España por Comunidad Autónoma.

Hace unos días tuve la oportunidad de preparar, junto a Marcel Medina, CEO de Aztive Mobile, una oferta que encontramos en licitaciones.es para un concurso que encajaba en su línea de negocio, la contratación del servicio de envío de SMS, aunque también hacen pasarelas de pago móvil, y me gustaría compartir con todos los lectores los pasos que realizamos, los errores que cometimos, y las conclusiones que sacamos de la experiencia.

Antes que nada, dejar claro que ninguno de los dos había preparado ofertas para concursos públicos antes, por lo que se trataba de una novedad para ambos.

Encontrar el concurso público

Puesto que Aztive no tiene puesto el foco de trabajo en los concursos públicos, Licitaciones.es fue clave en detectar el concurso, sobretodo por el hecho que el concurso fue publicado en el perfil del contratante de fsc-inserta (http://www.fsc-inserta.es) y por lo tanto era complicado de encontrar.  En nuestra contra jugó que al no tener puesta una alerta, detectamos el concurso casi ‘por casualidad’, y solamente tuvimos 5 días para preparar la documentación; tiempo a todas luces insuficiente cuando se trata del primer concurso (ahora estoy seguro que en 2 o 3 días podemos preparar otra oferta, pues ya tenemos toda la documentación ‘administrativa’).

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Los Pliegos de Cláusulas recogen el contenido que debe tener una oferta de un concurso público. Las administraciones convocantes facilitan el acceso a la documentación mediante el Perfil del Contratante, que es una página web donde se publicita el estado de los diferentes concursos de una entidad y desde donde se puede descargar la documentación del concurso, tanto técnica como administrativa. En la mayoría de los casos incluso es posible disponer de otros datos necesarios del concurso, como el proyecto para las obras de construcción, aunque algunas entidades siguen remitiendo a copisterías para conseguir esta documentación.

El Pliego pide tres categorías de información: administrativa, técnica y económica. Se suele dividir en varios sobres, de dos a cuatro, según el caso y contenidos deseados. La documentación administrativa permite identificar a la empresa ofertante y quien la representa, así como la cualificación y experiencia técnica (aquí hemos dado referencia de la clasificación y de los registros de contratistas). Normalmente se trata de reproducciones de documentos oficiales (en muchas ocasiones copias notariales) que ya explicaremos en otro lugar cómo preparar.

El apartado técnico hace referencia a aspectos particulares relacionados con el contenido y ejecución del contrato que se oferta. Por ejemplo, los Pliegos de la Dirección General de Carreteras del Ministerio de Fomento en algunos de sus últimos concursos dividen la valoración de la plica técnica según los siguientes conceptos:

Concepto Puntuación

Límite de contenido

Memoria y programas de trabajo

70

20 páginas

Actuaciones medioambientales

10

10 páginas

Tecnología e I+D+i

10

Calidad

10

Cada uno de los apartados debe desarrollarse en el espacio delimitado y el Pliego suele describir los criterios de puntuación, para facilitar la preparación de la presentación.

Por último, figura la propuesta económica. Como es preceptivo valorar previamente las ofertas de carácter técnico de las cuantificables objetivamente, que suelen ser (entre otras) las económicas, resulta que se prohíbe que haya pistas en este sentido, de forma que la parte económica nunca debe mezclarse con propuestas de tipo técnico, ya que suelen indicar cuál es el valor de la propuesta. También se establece en el Pliego cómo se valora la oferta económica sobre el total del concurso y cuáles son los criterios de presunción de temeridad (las bajas temerarias, cuando hay excesiva disminución de precio, son harina de un costal del que otro día comentaremos).

Algunas veces la puntuación combinada de la oferta técnica y la económica, hace que el concurso resulte casi una subasta, porque se otorga el 75 % a la parte económica y el restante 25 % a la parte técnica, de manera que alguien que reduzca mucho el precio puede ganar el concurso, si ha hecho una oferta técnica aceptablemente decente.

Pero no siempre es la parte económica el punto crítico de la oferta. Por ejemplo, puede pasar lo que recientemente indicaba la plica de un conocido ayuntamiento, en que valoraba la oferta económica de un concurso de obras a razón de 1,325 puntos por cada 1 % de baja presentada respecto del presupuesto tipo de salida, con el límite máximo de 26,5 puntos. Dicho en román paladino: como 26,5 dividido entre 1,325 es 20, la máxima puntuación se obtiene con una baja del 20 %. Basta con comprobar que es posible asumir esa baja (cosa bastante probable, a la vista de las bajas de recientes licitaciones), para intuir que la gran mayoría de los ofertantes harán suya esta propuesta. Es decir, que la puntuación de la parte económica será, para casi todos los participantes, la misma. En este caso, el concurso se dirime por la puntuación de la parte técnica, lo que permite igualar mucho más las oportunidades (dando por sentado la capacidad previa de llegar a una baja del 20 %). En otras ocasiones, aunque no se “invite” a realizar una baja, la parte económica tiene un peso relativo pequeño (de menos del 25 %). Además de estas situaciones anecdóticas, en general suele haber un equilibrio sutil entre la parte económica y la técnica, de manera que para la mayoría de las ocasiones, la situación nos deja con la puntuación técnica como la parte fundamental del resto del concurso para optar a la posibilidad de contratarlo. Aquí es donde entran en funcionamiento las posibilidades comerciales.

La legislación comunitaria ha contribuido a que haya cada vez mayor transparencia respecto de la forma de puntuar las ofertas técnicas. La obligación que la evaluación se realice antes de abrir la plica económica, incluso con el requisito que esta puntuación sea ya conocida por los concursantes, facilita este aspecto. A veces, se fija un valor mínimo excluyente (en torno al 60 % del máximo) y otras se indica claramente cuáles serán las facetas y criterios de puntuación a los que deba ajustarse quien realice la valoración. Para un conocedor del sector, es posible redactar una propuesta técnica con auténticas aportaciones de valor que permitan destacar la diferencia competitiva de nuestra oferta.

Podríamos concluir que si hemos jugado bien nuestras cartas, es posible contratar con un cliente público que no nos conoce. Pero esto no es lo corriente. Sobra admitir que el ser bien reconocidos facilitará el acceso a mejores oportunidades. Hay que perder el miedo escénico a visitar a los representantes de la administración. A veces un técnico o un político no nos recibirán durante los periodos previos a una adjudicación de un concurso, con la sana intención de no dejarse influir en estas circunstancias. Con la misma seguridad, en otros momentos podemos aspirar a mantener un intercambio de opiniones y ofrecer a nuestro interlocutor los servicios de nuestra empresa y explicarle las habilidades que podemos aportar. A veces, la perspectiva de un concurso recientemente adjudicado puede ayudar para recibir retroalimentación sobre las características de nuestra oferta pasada y como mejorarla en el futuro.

A las administraciones les interesa propiciar la competencia, de manera que cuantos más licitadores participen en un concurso, mayor garantía de mejores prestaciones y opciones en las ofertas. Por lo tanto, también es bueno que haya diferentes adjudicatarios de los concursos, para incentivar la competencia empresarial. Hará falta agudizar el ingenio para mejorar las circunstancias de la oferta, no sólo en términos económicos sino también en aspectos relacionados con el plazo, las peculiaridades de la empresa y las circunstancias especiales que se hayan apreciado al analizar el concurso. Por último, cabe pensar que cada vez que encontremos una puerta cerrada, hay que ser conscientes que estamos más cerca de que la siguiente puerta se abra.

Muy buenos días,

hoy os presentamos un nuevo vídeo realizado en el salón MiEmpresa 2012, con la participación del ICEX y de dos expertos en la materia, hablando sobre el funcionamiento de Licitaciones y Concursos Públicos internacionales, y de cómo las PYMES pueden y han ganado concursos fuera del país. Los ponentes son:

Rafael Hoyuela, Jefe del Departamento de Financiación Multilateral del ICEX

José Francisco Muro, Director General de Javaland

y como caso práctico Carlos Rojo, Director Financiero de Álava Ingenieros, ganadores de muchos Concursos Públicos internacionales.

Me gustaría resaltar algunos comentarios de los ponentes:

Del Sr. Hoyuela sobre las grandes oportunidades que hay, de hasta 200.000 millones de dólares anuales, y de la red de apoyo del ICEX a la internacionalización.

Del Sr. Muro resaltar sus comentarios sobre la importancia de tener claras nuestras ventajas competitivas, la necesidad de invertir recursos para obtener resultados a medio/largo plazo, la búsqueda de socios locales para mejorar las posibilidades de ganar y de la falta de iniciativa de las PYMES españolas para participar en Concursos Públicos internacionales.

El Sr. Rojo nos habla sobre la importancia de creer en el know-how que acumulan las empresas para vender en el extranjero, la identificación de las oportunidades, y que ‘la práctica hace al maestro’.

Sin más, os dejo con el vídeo.

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También me gustaría dejaros el enlace a una nota de prensa de la Comisión Europea, donde explican las iniciativas tomadas por la UE para mejorar el acceso a los mercados de contratación pública internacional de las empresas europeas y para la liberalización de los mercados mundiales de la contratación pública y velar por que las empresas europeas tengan un acceso equitativo a los mismos.

http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/12/268&format=HTML&aged=0&language=ES&guiLanguage=de

Hoy tenemos la participación de lujo de la responsable de una mesa de contratación en una administración pública, pero que debido a su posición nos ha solicitado no nombrarla. Gracias a su dilatada experiencia abriendo sobres de ofertas, nos puede hablar de los errores más comunes que se cometen, y dar algunos consejos que creemos pueden ser muy útiles. ¡Disfrutad de la lectura!

 

“Des de la entrada en vigor de la nueva Ley de contratos del sector público la percepción general es que la pequeña y mediana empresa, desconoce los elementos básicos de una licitación pública, lo que incrementa la sensación de dificultad e inseguridad en la licitación.

Algunos de los errores más frecuentes en los que incurren los licitadores son también los más graves, hasta el extremo de determinar la exclusión de las empresas licitadoras. Los errores más típicos son los siguientes:

  • Presentación de las proposiciones fuera de plazo.  Quedan excluidas todas las propuestas presentadas un minuto después de la fecha y hora límites previstos en el anuncio de licitación.
  • La inclusión en el sobre A (documentación general) de la oferta económica y  documentos que deben incluirse en el resto de los sobres, especialmente aquellos que deben incluirse en el sobre C, comporta la exclusión de los licitadores.
  • Otro de los errores más comunes, es la inclusión en el sobre B de documentos que deben constar en el sobre C. Cabe destacar que en el sobre B deberá insertarse la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han se valorarse según un juicio de valor, quedan excluidos los licitadores que incluyan en dicho sobre, documentación que debería constar en el sobre C, en especial si se trata de la oferta económica.

 

Otros de los errores en que incurren los licitadores que son subsanables y que por tanto, no determinan la exclusión de las empresas licitadoras, son los que detallo a continuación:

  • Carencia de alguno/s de los documentos que deben constar en el sobre A (documentación general). La sensación es que los empresarios desconocen que sería suficiente con hacer constar la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado que acreditaría frente a todos los órganos de contratación del sector público,  las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar.
  • En el sobre C las empresas deben aportar la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han de valorarse de forma automática. Pues bien, ocurre a menudo que las empresas incluyen en dicho sobre documentación que debiese haberse incluido en el sobre B. En este caso, simplemente, dicha documentación no sería objeto de valoración.

 

Finalmente, tan solo destacar la sensación de que algunas pymes desconocen la existencia del perfil del contratante, recomiendo pues que las empresas se familiaricen con las plataformas  creadas por las diferentes administraciones públicas, que se configuran como un portal único, global e integrado  para la difusión de la información de la actividad contractual de la Administración pública y de los entes y empresas que integran el sector público.

Para acabar, tan sólo animar a los licitadores a que se presenten a la licitaciones y decirles que los farragosos trámites administrativos constituyen una garantía de  transparencia para los participantes , dejando el menor margen posible a la discrecionalidad de la administración que debe adjudicar mediante procedimientos preestablecidos.”

 

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