Los Pliegos de Cláusulas recogen el contenido que debe tener una oferta de un concurso público. Las administraciones convocantes facilitan el acceso a la documentación mediante el Perfil del Contratante, que es una página web donde se publicita el estado de los diferentes concursos de una entidad y desde donde se puede descargar la documentación del concurso, tanto técnica como administrativa. En la mayoría de los casos incluso es posible disponer de otros datos necesarios del concurso, como el proyecto para las obras de construcción, aunque algunas entidades siguen remitiendo a copisterías para conseguir esta documentación.

El Pliego pide tres categorías de información: administrativa, técnica y económica. Se suele dividir en varios sobres, de dos a cuatro, según el caso y contenidos deseados. La documentación administrativa permite identificar a la empresa ofertante y quien la representa, así como la cualificación y experiencia técnica (aquí hemos dado referencia de la clasificación y de los registros de contratistas). Normalmente se trata de reproducciones de documentos oficiales (en muchas ocasiones copias notariales) que ya explicaremos en otro lugar cómo preparar.

El apartado técnico hace referencia a aspectos particulares relacionados con el contenido y ejecución del contrato que se oferta. Por ejemplo, los Pliegos de la Dirección General de Carreteras del Ministerio de Fomento en algunos de sus últimos concursos dividen la valoración de la plica técnica según los siguientes conceptos:

Concepto Puntuación

Límite de contenido

Memoria y programas de trabajo

70

20 páginas

Actuaciones medioambientales

10

10 páginas

Tecnología e I+D+i

10

Calidad

10

Cada uno de los apartados debe desarrollarse en el espacio delimitado y el Pliego suele describir los criterios de puntuación, para facilitar la preparación de la presentación.

Por último, figura la propuesta económica. Como es preceptivo valorar previamente las ofertas de carácter técnico de las cuantificables objetivamente, que suelen ser (entre otras) las económicas, resulta que se prohíbe que haya pistas en este sentido, de forma que la parte económica nunca debe mezclarse con propuestas de tipo técnico, ya que suelen indicar cuál es el valor de la propuesta. También se establece en el Pliego cómo se valora la oferta económica sobre el total del concurso y cuáles son los criterios de presunción de temeridad (las bajas temerarias, cuando hay excesiva disminución de precio, son harina de un costal del que otro día comentaremos).

Algunas veces la puntuación combinada de la oferta técnica y la económica, hace que el concurso resulte casi una subasta, porque se otorga el 75 % a la parte económica y el restante 25 % a la parte técnica, de manera que alguien que reduzca mucho el precio puede ganar el concurso, si ha hecho una oferta técnica aceptablemente decente.

Pero no siempre es la parte económica el punto crítico de la oferta. Por ejemplo, puede pasar lo que recientemente indicaba la plica de un conocido ayuntamiento, en que valoraba la oferta económica de un concurso de obras a razón de 1,325 puntos por cada 1 % de baja presentada respecto del presupuesto tipo de salida, con el límite máximo de 26,5 puntos. Dicho en román paladino: como 26,5 dividido entre 1,325 es 20, la máxima puntuación se obtiene con una baja del 20 %. Basta con comprobar que es posible asumir esa baja (cosa bastante probable, a la vista de las bajas de recientes licitaciones), para intuir que la gran mayoría de los ofertantes harán suya esta propuesta. Es decir, que la puntuación de la parte económica será, para casi todos los participantes, la misma. En este caso, el concurso se dirime por la puntuación de la parte técnica, lo que permite igualar mucho más las oportunidades (dando por sentado la capacidad previa de llegar a una baja del 20 %). En otras ocasiones, aunque no se “invite” a realizar una baja, la parte económica tiene un peso relativo pequeño (de menos del 25 %). Además de estas situaciones anecdóticas, en general suele haber un equilibrio sutil entre la parte económica y la técnica, de manera que para la mayoría de las ocasiones, la situación nos deja con la puntuación técnica como la parte fundamental del resto del concurso para optar a la posibilidad de contratarlo. Aquí es donde entran en funcionamiento las posibilidades comerciales.

La legislación comunitaria ha contribuido a que haya cada vez mayor transparencia respecto de la forma de puntuar las ofertas técnicas. La obligación que la evaluación se realice antes de abrir la plica económica, incluso con el requisito que esta puntuación sea ya conocida por los concursantes, facilita este aspecto. A veces, se fija un valor mínimo excluyente (en torno al 60 % del máximo) y otras se indica claramente cuáles serán las facetas y criterios de puntuación a los que deba ajustarse quien realice la valoración. Para un conocedor del sector, es posible redactar una propuesta técnica con auténticas aportaciones de valor que permitan destacar la diferencia competitiva de nuestra oferta.

Podríamos concluir que si hemos jugado bien nuestras cartas, es posible contratar con un cliente público que no nos conoce. Pero esto no es lo corriente. Sobra admitir que el ser bien reconocidos facilitará el acceso a mejores oportunidades. Hay que perder el miedo escénico a visitar a los representantes de la administración. A veces un técnico o un político no nos recibirán durante los periodos previos a una adjudicación de un concurso, con la sana intención de no dejarse influir en estas circunstancias. Con la misma seguridad, en otros momentos podemos aspirar a mantener un intercambio de opiniones y ofrecer a nuestro interlocutor los servicios de nuestra empresa y explicarle las habilidades que podemos aportar. A veces, la perspectiva de un concurso recientemente adjudicado puede ayudar para recibir retroalimentación sobre las características de nuestra oferta pasada y como mejorarla en el futuro.

A las administraciones les interesa propiciar la competencia, de manera que cuantos más licitadores participen en un concurso, mayor garantía de mejores prestaciones y opciones en las ofertas. Por lo tanto, también es bueno que haya diferentes adjudicatarios de los concursos, para incentivar la competencia empresarial. Hará falta agudizar el ingenio para mejorar las circunstancias de la oferta, no sólo en términos económicos sino también en aspectos relacionados con el plazo, las peculiaridades de la empresa y las circunstancias especiales que se hayan apreciado al analizar el concurso. Por último, cabe pensar que cada vez que encontremos una puerta cerrada, hay que ser conscientes que estamos más cerca de que la siguiente puerta se abra.

6 Responses to “Promoción comercial”

  1. Victor Hernando dice:

    Hola,
    de entrada comentar que soy el gerente de una empresa de mobiliario y decoración, y novato en cuanto a los concursos publicos.
    Recientemente nos hemos presentado al concurso promovido por un ayuntamineto para el suministro y montaje de mobiliario para 75 apartamentos destinados a personas mayores, por un importe maximo de 130.000 €.
    Segun el Pliego de Condiciones se exigia la presentación de 3 sobres:
    A Documentación Administrativa
    B Oferta economica, y
    C Documentación complementaria: Programa de realización de trabajos, Fichas de los fabricantes de los muebles en las que se detallen medidas, colores, materiales empleados y funcionalidad. Garantias que oferecen los fabricantes al licitador y Garantia que el licitador ofrece a la administración contratante.
    Criterios de valoración: Oferta económica hasta 90 puntos y Mejor adaptación en calidad y diseño hasta 10 puntos. Total 100 puntos.
    Pues bien, en el acto publico de apertura del sobres B, no se nos comunico a los presentes la valoración tecnica ¿?. y el resultado fue el siguiente:
    1º (nuestra oferta) 105.306
    2º 106.580
    3º 108.947
    4º 110.660
    5º 112.791
    6º 113.900, y
    7º 115.268
    Sí nosotros ya contamos con los 90 puntos de la oferta económica, ¿que valoración alcanzan los demas? y ¿como se valoran los otros 10 puntos?. ¿Que posibilidades tenemos ?.
    Gracias y un saludo.

    • Víctor,

      Me faltan algunos datos para darte mi opinión clara, pero intentaré ser resolutivo para explicarte mi punto de vista. Normalmente el Pliego debería explicar de qué manera se reparte la puntuación de la oferta económica. Por ejemplo, una forma sería decir 90 puntos al más barato y 35 (o cualquier otra cantidad) al más caro, repartiendo proporcionalmente al resto de ofertantes. En otras coaciones, la puntuación se da proporcionalmente a la baja. De una u otra forma, suele haber una fórmula que permite conocer la parte de puntuación en este concepto. Piensa que todas las ofetas están en un puño que oscila del 11,33 al 19 % de baja y según como se den los puntos puede pasar que haya pocas diferencias de uno a otro. Si se repartiese proporcionalmente a la baja, el primero y el segundo tendrían 90 y 85, respectivamente. EL tercero tendría 77 puntos, de manera que no podría aspirar a ganar el concurso. Eso hace que la lid quede entre los dos primeros y que parte técnica sea el elemento vital para decantar la decisión.

      Quedan los 10 puntos de la parte técnica. El Pliego debería explicar cómo se asignan los puntos y cuántos en cada concepto. ¿Estaba eso explicado en el Pliego? Si es así, debe ser claro qué se puntua mejor: ¿el plazo?, ¿las garantías? Si es posible, te aconsejo que intentes hablar con el responsable del ayuntamiento para conocer cómo van a puntuar estos aspectos que comentas en tu nota. Precisamente mi post pretende invitar a todos para que hagáis promoción comercial antes, durante y después de presentar una oferta. Como ves, os la jugáis en 10 puntos y bastaría que el competidor en segundo lugar obtuviera 5 puntos más que vosotros para perder la oportunidad…, que por una diferencia de 1.274 € se justifica que si las explicaciones que dé vuestro competidor sean más convincentes que las vuestras, sean ellos quienes ganen el concurso (aquí es importante lo que hayáis presentado por escrito, porque por muy bueno que sea vuestro producto y plan de trabajo, si no está explicitado en la oferta y es mejor que el de los demás, puede pasar que los competidores lo hayan clavado y perdáis la puntuación y el concurso). Ya me contarás qué tal ha ido. Muchas gracias por participar con tu aportación.

  2. Victor Hernando dice:

    Hola Ernesto,

    Gracias por la rapidez de tu respuesta.

    ¿ Cómo has calculado los puntos?.

    El contratante no es directamente el Ayuntamiento sino una empresa en forma de S.L.U. cuyo único socio es el Ayuntamiento, y creo que en estos casos las licitaciones también están sujetas a la ley concursal de la administración LCSP (Ley de Contratos del Sector Publico), que no me he leído.
    En las normas que esta sociedad establece en su documento fundacional, dice que para la licitación de Contratos de Obra desde 50.000 € hasta 5.150.000 €, o Contratos de Servicios y Suministros desde 18.000 € hasta 206.000 €, puede presentarlos por “Procedimiento Abierto”, que es un procedimiento que les permite acortar los plazos establecidos en la LCSP , pero que no les exime de fijar unas Instrucciones Internas de Contratación, que respeten las buenas practicas de la LCSP, transparencia, objetividad etc. Por encima de estos intervalos las licitaciones están sujetas a los procedimientos fijados en la LCSP, y por debajo de estos intervalos se abre la posibilidad de adjudicación por procedimiento “Negociado”.
    Pues bien, en lo que se refiere al “Procedimiento Abreviado”, en sus “Instrucciones Internas de Contratación” dice lo siguiente:

    IV. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL ADJUDICATARIO.

    4.1,- CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS OFERTAS.
    En la valoración de las ofertas se establecerán uno o varios criterios objetivos de valoración de las mismas. Dichos criterios objetivos figuraran en el “Pliego de Condiciones Especificas” de cada licitación, en el cual se precisara la ponderación atribuida a cada uno de ellos.
    La “Mesa de Contratación” o “Jurado”, calificara y ordenara a los licitadores por la puntuación obtenida en función de su oferta y formulara propuesta de adjudicación al “Órgano de Contratación”.

    Y en el “Pliego de Condiciones Especificas” de esta licitación que ahora nos compete únicamente se reseña el siguiente apartado:

    CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS OFERTAS

    a) Criterios de valoración
    – Oferta económica, hasta 90 puntos
    – Mejor adaptación en calidad y diseño hasta 10 puntos
    Puntuación total máxima hasta 100 puntos

    Ni una mención a formulas de calculo o criterios para la valoración de los puntos.
    El que se hayan abierto en acto publico las ofertas económicas sin trasladar a los presentes la valoración técnica, vicia, a mi entender, la ecuanimidad del procedimiento, pues permite a “posteriori” inclinar la balanza hacia el segundo clasificado, y más teniendo en cuenta el escaso margen de diferencia que hay.
    Me pregunto si esta mala practica es suficiente para impugnar la adjudicación.
    También comentar que varios concursantes habían omitido los “Documentos que avalen su solvencia económica y técnica”, sobre A, punto numero 6, y aún así se siguió con la apertura de todos los sobres B, incluidos los de los concursantes a los cuales se les pidió que en el plazo de tres días repusieran la documentación.
    ¿No es esto también una mala practica?.
    Ernesto, te agradezco mucho la atención y el interés que me estas prestando.
    Para mi todo esto es nuevo, y aunque estoy animado a presentarme a otros concursos públicos, (hay que ensanchar mercado), sinceramente creo que lo de este concurso no es normal.

    • Víctor,

      Cuando te daba una valoración, era un mero tanteo suponiendo que se reparte la puntuación en proporción a la baja realizada por cada ofertante y asignando los 90 puntos a la más barata. Podría haber otros criterios y, como el Pliego no dice cómo debe hacerse, únicamente sería obligatorio dar la máxima puntuación a la menor oferta, cosa impuesta por la UE y por el sentido común.

      Te recomiendo que leas la LCSP, no tanto para tenerla como libro de cabecera, pero para poder interpretar estos casos.

      Realmente los criterios son laxísimos y, como tú dices, la apertura previa a conocer la puntuación técnica y la falta de objetividad facilita viciar el sistema, aunque es algo permitido. Por este motivo, insisto en la conveniencia de intentar contactar con quienes puntúen, para enfatizar estas dudas que manifiestas y arrimar el ascua a tu sardina.

      Planteas la duda de una impugnación. No creo que valiera la pena por los siguientes motivos: primero, coste elevado de gestión de un recurso frente al importe del contrato; segundo, enfrentarse al cliente litigando con él no es un buen recurso comercial y menos si es de las primeras veces que hacéis una oferta; tercero, el criterio de puntuación económico que te daba es razonable y dada la pequeña diferencia de 5 puntos del primero al segundo es fácil que el competidor pueda tener una oferta mejor que la vuestra, incluso con planteamientos objetivos, de manera que en una impugnación se podría considerar válida la adjudicación al segundo si hay mucha proximidad de propuestas técnicas; y cuarto: tardaría más en resolverse que lo que se lleva el cumplir el contrato. Una buena costumbre podría haber sido pedir una aclaración previa a la presentación de la oferta sobre cuáles son los criterios de valoración. Una mejor es impugnar los Pliegos cuando se someten a aprobación pública; en este caso la disputa no es sobre una oferta concreta sino sobre una cuestión de método.

      Respecto de las subsanaciones, lo normal es dar tres días de plazo para los casos justificados (por ejemplo, falta un poder) y no abrir las plicas hasta que hayan contestado los que estén en incumplimiento, quedando excluidos si no contestan adecuadamente. El caso que explicas de documentos de solvencia técnica y económica es subsanable. Abrir la plica antes de una contestación correcta, es poco corriente, sobre todo porque no queda probada la subsanación en plazo (lo estaría por entrada en un registro público, pero en una SLU no siempre existen) y porque podrían haberse ahorrado el trabajo si alguien queda excluido. Alguien que no conteste en plazo, o que no lo haga satisfactoriamente, estaría eliminado, evidentemente. Abrir las plicas en estas condiciones no debería ocurrir, pero no veo gravedad si ha quedado claro quien está en exclusión provisional y sólo se aceptará su oferta si luego se justifica que cumple los requisitos. ¿Había un legal representante vuestro en la apertura de plicas? ¿Pidió que se hiciera constar en acta la opinión que es mejor esperar a abrir ofertas que no se sabe si han sido admitidas al concurso?

      Quiero insistir mucho en los aspectos relativos a la conveniencia de la promoción comercial personal antes, durante y después del concurso para poder soslayar con elegancia estas incomodidades. Aún así, cabe destacar que la sensación general de los que participan asiduamente en licitaciones es que si eres el más barato, la segunda oferta`ganará porque es mejor técnicamente; en cambio si eres el segundo, es la primera oferta la que ganará porque es mejor técnicamente. Una plica técnica perfecta es una parte de la solución; la otra es que quien la puntúa tenga también esa opinión: y vuelvo de nuevo a la promoción de nuestra empresa, servicios y a la defensa de argumentos de adjudicación personalmente con nuestro cliente.

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