Hoy tenemos la participación de lujo de la responsable de una mesa de contratación en una administración pública, pero que debido a su posición nos ha solicitado no nombrarla. Gracias a su dilatada experiencia abriendo sobres de ofertas, nos puede hablar de los errores más comunes que se cometen, y dar algunos consejos que creemos pueden ser muy útiles. ¡Disfrutad de la lectura!

 

“Des de la entrada en vigor de la nueva Ley de contratos del sector público la percepción general es que la pequeña y mediana empresa, desconoce los elementos básicos de una licitación pública, lo que incrementa la sensación de dificultad e inseguridad en la licitación.

Algunos de los errores más frecuentes en los que incurren los licitadores son también los más graves, hasta el extremo de determinar la exclusión de las empresas licitadoras. Los errores más típicos son los siguientes:

  • Presentación de las proposiciones fuera de plazo.  Quedan excluidas todas las propuestas presentadas un minuto después de la fecha y hora límites previstos en el anuncio de licitación.
  • La inclusión en el sobre A (documentación general) de la oferta económica y  documentos que deben incluirse en el resto de los sobres, especialmente aquellos que deben incluirse en el sobre C, comporta la exclusión de los licitadores.
  • Otro de los errores más comunes, es la inclusión en el sobre B de documentos que deben constar en el sobre C. Cabe destacar que en el sobre B deberá insertarse la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han se valorarse según un juicio de valor, quedan excluidos los licitadores que incluyan en dicho sobre, documentación que debería constar en el sobre C, en especial si se trata de la oferta económica.

 

Otros de los errores en que incurren los licitadores que son subsanables y que por tanto, no determinan la exclusión de las empresas licitadoras, son los que detallo a continuación:

  • Carencia de alguno/s de los documentos que deben constar en el sobre A (documentación general). La sensación es que los empresarios desconocen que sería suficiente con hacer constar la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado que acreditaría frente a todos los órganos de contratación del sector público,  las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar.
  • En el sobre C las empresas deben aportar la documentación relacionada con los criterios de adjudicación que han de valorarse de forma automática. Pues bien, ocurre a menudo que las empresas incluyen en dicho sobre documentación que debiese haberse incluido en el sobre B. En este caso, simplemente, dicha documentación no sería objeto de valoración.

 

Finalmente, tan solo destacar la sensación de que algunas pymes desconocen la existencia del perfil del contratante, recomiendo pues que las empresas se familiaricen con las plataformas  creadas por las diferentes administraciones públicas, que se configuran como un portal único, global e integrado  para la difusión de la información de la actividad contractual de la Administración pública y de los entes y empresas que integran el sector público.

Para acabar, tan sólo animar a los licitadores a que se presenten a la licitaciones y decirles que los farragosos trámites administrativos constituyen una garantía de  transparencia para los participantes , dejando el menor margen posible a la discrecionalidad de la administración que debe adjudicar mediante procedimientos preestablecidos.”

 

15 Responses to “Errores comunes en la preparación de ofertas para Concursos Públicos”

  1. Rodrigo Jiménez Solloa dice:

    Está claro que uno de los errores más comunes que últimamente se observan en los los concursos públicos, es la inclusión de elementos del sobre C (criterios evaluables mediante fórmulas) en el sobre B (Criterios evaluables mediante juicios de valor). Típicamente son dos, pudiendo llegar normalmente a tres en la mayoría de las ofertas:
    1.- Oferta económica
    2.- Plazo de ejecución de la obra
    3.- Ampliación del plazo de garantía

    Sin embargo, he de apuntar que muchas veces existe cierta incongruencia, dado que se solicita en el Sobre C el plazo de ejecución de la obra (el cual muchas veces se puntúa su reducción), mientras en el Sobre B se debe presentar la planificación de la obra objeto del concurso (normalmente mediante un diagrama de Gatt realizado en Proyect). Esto provoca que, según se realice el concurso en una administración u otra, se deba actuar de diferente forma:

    A.- En el primera caso, se deberá realizar una planificación de la obra con el plazo reflejado en el pliego de condiciones, lo cual implica que la planificación no sea real, dado que no se reflejará en ella la reducción de plazo ofertada. Esto proboca que no se realice la oferta de forma coherente, por lo menos a mi entender.

    B.- Se realiza una planificación con el plazo final ofertado, de forma que se pueda combrobar que la reducción de plazo es posible, y que con los equipos y maquinaria distpuesta se podrá ejecutar la obra en condiciones. Sin embargo, en este caso, estaríamos incluyendo un elemento del Sobre C en el Sobre B, lo cual puede implicar la exclusión de nuestra empresa de la licitación en curso.

    Es por ello que se debe consultar, antes de comenzar el estudio, los criterios reales con los que se va a valorar la documentación presentada, de cara a no encontrarnos posteriormente con sorpresas (la consulta se debe realizar primeramente a la administración que saca el concurso, pero conviene además realizar la misma consulta a la ingeniería o empresa encargada en su caso de ejecutar el informe previo de calificación de las ofertas para la administración)

    Desde mi punto de vista, se debe realizar siempre la planificación con el plazo REAL ofertado, de forma que se pueda demostrar un conocimiento de la obra, así como no caer en plazos de ejecución irreales, tal como también he observado en muchos concursos, evitando de esta manera tener que solicitar aclaraciones posteriores al concurso y adjudicación provisional.

    Sin embargo, y tal como he comentado anteriormente, este aspecto debe ser consultado siempre que aparezca en el sobre C una puntuación directa por la reducción de plazo.

    Otro de los problemas es que típicamente se adjudican puntos directamente por una reducción de semanas o meses, hasta un máximo reflejado en el pliego (por ejemplo: obra de 8 meses en el pliego, en el que se dan 2 puntos por cada semana de reducción hasta un máximo de 10 puntos).

    Estas reducciones se deberían controlar, siendo el técnico proyectista el que marque el plazo mínimo que entiende adecuado, y no se debería marcar por cuestiones accesorias, como necesidades del ayuntamiento, que posteriormente casi siempre derivan en problemas durante la realización de las obras.

  2. Hola, Rodrigo.

    Gracias por tu comentario. Como bien dices, se dan casos en que acaban elaborándose dos planes de trabajo. Coincido contigo que lo correcto es repetir el mismo plan con idéntica duración, para evitar ambigüedades en la propuesta. También abundo en la necesidad de contactar con la administración convocante para aclarar estas situaciones.

    Por otro lado, en muchas ocasiones se “invita” a reducir el plazo por la mera forma en que se puntua, de manera que prácticamente se está indicando a los ofertantes cuanto debe reducirse la duración de los trabajos. Esto también ocurre en los casos de ampliación de los períodos de garantía.

    Cabe observar también otro serio peligro con las previsiones de certificaciones. Muchos pliegos piden una previsión de certificaciones, normalmente junto con el estudio de plazos en el sobre técnico, de forma que se valora previa e independientemente de la oferta económica. En estos casos hay que tener un exquisito cuidado y la previsión de certificación de obra debe figurar en forma de porcentaje y ajustándose a las previsiones de anualidad. Si en el sobre técnico figurase algún importe (aunque fuera el mismo que el tipo de la licitación), se considerará que es una pista sobre la oferta económica y descalificará la plica para su aceptación, por eso es aconsejable usar porcentajes. Para el caso de presentar en el mismo sobre la oferta económica y de plazo, no hace falta prever estas restricciones.

    • Muy buenas Ernesto:
      En cuanto a las previsiones de certificación, apuntar que se puede realizar de dos formas:
      1- Mediante porcentajes, tal como has comentado (hay pliegos de ciertas administraciones que así lo indican)
      2- Mediante importes, pero SIEMPRE referidos al tipo de licitación.

      Siempre que se puede, prefiero presentar los datos mediante cantidades, reflejando siempre el importe de licitación, y dejando bien claro que se trata de una planificación económica realizada mediante los importes del proyecto, no de la oferta, de forma que no se desvela en ningún momento datos del la oferta económica (se suele incluir esta puntualización siempre que se incluyen datos que puedan originar confusión, de cara a evitar posibles inadmisiones)

      De hecho, yo siempre presento un cuadro con cantidades y porcentajes, de forma que se utilizo un mix de los dos puntos anteriores… pero siempre todo referido al precio de licitación.

      Debemos de tener en cuanta que la mayor parte de las veces, la oferta económica se cierra en el último momento, por lo que muchas veces no da tiempo a realizar una planificación económica real.

      Es por ello que, operativamente hablando, siempre es más útil realizar una planificación con los datos del proyecto. Esta planificación, aunque no sea real, en porcentajes si se acercará finalmente a la realizada aproximada de la obra.

      Como solemos decir… “el papel lo aguanta todo”. Así que cuidado.

      • Rodrigo,

        Disulpa mi retraso en contestar. Suscribo tus explicaciones. En muchos casos es costumbre presentar valores económicos referidos al tipo de salida del concurso y dejar muy claro que será objeto de la baja que se presente, no sólo en la planificación de trabajos sino también en la presentación de un presupuesto de precios unitarios. Aún así, me consta que ha habido ocasiones en que eso ha sido considerado como pista y se ha rechazado la oferta presentada.

        Gracias por tu aportación.

  3. Mar dice:

    Buenos dias, alguien me puede decir si alguno de estos motivos comporta la exclusion de un licitador en un concurso publico?

    A. Presentación de sobres A, B, y C debidamente cerrados, y aparte un cd con todo el contenido de dichos sobres (el cual puede ser consultado en cualquier momento, desde la presentación en el registro de entrada…)
    B. La presentación de una sola copia de la documentación relativa al sobre B, cuando el Pliego especifica, “dos ejemplares de la documentación + copia digitalizada”

    Muchas gracias,
    Mar

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Mar,

      ante todo, muchas gracias por tu participación.

      El incumplimiento de cualquier requisito especificado en los pliegos administrativos puede llevar a exclusión, aunque a veces puede que te den algo más de plazo para presentar documentos que tengan algún defecto de forma, siempre que no sea grave. A partir de aquí, cada administración puede ser más o menos flexible en función de cada caso particular.

      En cuanto a tu motivo A. yo diría que es más probable que haya exclusión, puesto que según mi experiencia generalmente se solicita cada sobre en un soporte informatizado (CD, USB o DVD) independiente, por la cuestión de separación de los sobres para mantener el secreto durante la apertura de ofertas (no se abren los tres sobres a la vez).

      en cuanto al B. mi entendimiento es que sería lógico que te dieran un plazo de unos días más para presentar la copia de la documentación (que ya se ha presentado), aunque no pondría la mano en el fuego, pues si tienen muchas ofertas éste sería un buen motivo para excluir ofertas.

      Mi recomendación es que al preparar una oferta para una licitación, desde un primer momento se haga un listado bien detallado de todos los requisitos especificados en los pliegos, así como el formato exigido en la presentación de dichos documentos, etc. para así ahorrarse disgustos.

      Saludos

  4. Mile dice:

    Buen día,
    Al ser rechazada una oferta por la inclusion de informacion en el sobre erroneo, existe alguna manera de corregir el error?, y poder seguir participando en el concurso.

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Mile,

      este motivo suele ser suficiente para la exclusión de una oferta, pues queda muy claro en las normas de contratación de cada entidad y también en los pliegos de cada concurso que documentos deben incluirse en cada sobre. La única opción que veo es contactar con la entidad adjudicadora y plantearles la opción de subsanar el error, aunque atendiéndose a los pliegos no suele haber demasiadas dudas sobre la respuesta que pueden dar (en mi opnión negativa si venía especificado en los pliegos).

      Un saludo

  5. martin dice:

    Hola, Me gustaría que alguien me pudiera responder a una cuestión: ¿ante la presentación de una oferta fuera del plazo establecido cabe alguna posibilidad?

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Martin,

      presentar una oferta fuera de plazo no deja lugar para ningún recurso, y más ahora que suele haber muchas empresas presentando ofertas para cada concurso. Podría haber alguna opción si los pliegos no estuvieran bien redactados o si faltara información en los mismos, de manera que podrías recurrir los pliegos, aunque los plazos para hacerlo son bastante cortos. Te recomiendo darle un vistazo al artículo 44 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

      Saludos cordiales

  6. Carlos dice:

    Buenos dias:
    Mi pregunta es la siguiente:
    Tenemos establecida una fecha de apertura de proposiciones y el plazo de presentación de proposiciones ya esta cerrado. Unicamente hemos recibido una oferta y no queremos esperar el tiempo hasta la fecha de apertura, ¿podemos ponernos en contacto con la empresa licitadora única y adelantar esta fecha de apertura?. Agradecería vuestra respuesta y muchas gracias

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Carlos,

      imagino por tu pregunta que sois una Administración Pública. Si las fechas de apertura han sido publicadas en el texto/pliegos de la licitación, entiendo que debéis respetar los plazos, exactamente igual que las empresas que participan deben respetar los plazos de presentación de ofertas. De todas formas me parece que tu pregunta encontrará respuestas más exactas en la plataforma http://www.contratacionpublicacp.com/, dirigida al personal de las Administraciones Públicas para responder dudas sobre los procesos desde ésta perspectiva.

      Saludos,

      Antoni Miret

  7. Beatriz dice:

    Hola.

    Considero muy interesante vuestros comentarios.
    Próximamente tendré que preparar la documentación para un concurso y en algún pliego que he podido ver solicitan clasificación empresarial. ¿Aplica a una A.I.E.?ué es?

  8. Juan José dice:

    Buenas. Gran página y grandes comentarios. A ver si podéis ayudarme. Una S.A. que gana una licitación de digamos 600.000 euros (en la licitación, respecto al presupuesto, no se menciona I.V.A. en ningún momento; es sobre un tema de menores inmigrantes, se supone que sólo se van a presentar O.N.G.s). En su oferta económica señalan “545.000 euros, a esta cantidad le corresponde una I.V.A. del 0%”. ¿Se podría considerar esto un defecto de forma por ser una S.A. y tener que declarar el I.V.A.? ¿O un defecto de forma en sí mismo al decir que le corresponde un 0% de I.V.A.? Gracias.

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