Para concurrir en cualquier mercado se requiere conocer bien el sector y apostar decididamente por hacer aportaciones singulares y de competividad. Hacerlo participando en el mercado público añade un nuevo aspecto, sobre todo por las diversas diferencias vitales en la manera que éste se mueve. La fundamental reside en el carácter público de las ofertas. Esto supone que las administraciones se regulan en sus relaciones con sus proveedores de una forma especial controlada por ley. A las normas no escritas del mercado privado, se añaden algunas que obligan fundamentalmente al carácter público del proceso, para asegurar que los dineros de todos se gastan conveniente y transparentemente. Eso obliga a que los administradores sean rigurosos y formales en sus relaciones con las empresas que quieren convertirse en proveedoras de la Administración. Como contraposición a este formalismo y rigor, la ventaja estriba en que las reglas se conocen y se respetan estrictamente, de forma que es mucho más sencillo saber qué ocurre en los entresijos del entorno público que en los de la empresa privada, donde hay barreras de acceso y de conocimiento del mercado que no son obvias. Por ejemplo, la participación en un concurso supone saber cuáles son las empresas competidoras y se puede conocer parte de la oferta que éstas presentan. La más importante: el precio, aunque no la única; plazo, mejoras y otras características pueden ser públicos también. En suma, conoceremos quién participa en el concurso, en qué condiciones lo hace y a quién adjudican el contrato, con certeza absoluta del precio final. ¿Cuántas veces alguno de estos aspectos es desconocido realizando una oferta a una empresa?

 

Para tomar la decisión de competir vendiendo los  productos o servicios de una empresa a las administraciones públicas hace falta un análisis profundo y una evaluación de oportunidades. Así que partimos de la decisión empresarial de participar en concursos públicos. Es una opción firme y meditada, con la convicción que no será fácil, pero que en un futuro (esperemos que próximo) aportará sus frutos y justificará los resultados. Habrá que empezar buscando convocatorias de contratos públicos, actividad más compleja de lo que parece a primera vista, y probablemente sea necesario estar calificado y clasificado para poder participar en una determinada licitación. Y, cómo no, será imprescindible dominar la jerga que nos permita navegar fluidamente por los entresijos de la Ley de Contratos. Todo esto no debe desanimarnos: hay muchas empresas que sustentan gran parte de su estrategia, su competencia y su capacidad en el mercado público. Como en cualquier entorno, habrá que luchar duro para superar las hostilidades. Los recursos comerciales, de entrada, son distintos. Es necesario preparar la organización para poder atender las particularidades del mercado. Hace falta un equipo que lidere la persecución del objetivo de contratar. Normalmente habrá que distinguir las labores comerciales formales y separarlas de las de carácter informal. Las primeras corresponden al seguimiento del mercado y a la preparación de valoraciones y presentación de ofertas. Las segundas suelen ser de carácter relacional y comportan el conocimiento del cliente y la visita periódica para realizar un seguimiento de las ofertas presentes y futuras. Las empresas de construcción, que compiten en el mercado de obra pública, suelen asignar esta organización formal al Departamento de Estudios y la de carácter comercial a algún directivo de alto  nivel. En las empresas farmacéuticas, que proveen el mercado de la sanidad pública, ambas funciones suelen asignarse al Departamento de Marketing. La denominación (estudios, marketing o cualquier otra) es lo de menos; lo importante será otorgar responsabilidad y medios a un equipo que incluya entre sus asignaciones la de contratar en el mercado público. Convendrá prever qué necesidades va a encontrar el equipo para planificar sus componentes y los medios que precisarán. Concebir el equipo creando de cero una organización independiente puede ayudar a facilitar su trabajo, aunque a veces es mejor dejar que sea un departamento comercial ya operativo el que evolucione para poder adaptarse a las necesidades del concurso público.

 

Una vez establecido el ámbito de clientes sobre los que se realizará la oferta, será conveniente controlar la publicación de noticias investigando en las diferentes fuentes de información. Los concursos de cada sector empresarial suelen tener características similares, de manera que la preparación de una oferta tiene un alto valor de aprendizaje porque muchas de las experiencias serán trasladables a clientes similares, ya sean municipios, consejerías autonómicas o ministerios. Normalmente un anuncio de un concurso público indica aspectos elementales de la licitación: características de la convocatoria, importes, plazos y requisitos. La publicación suele remitir a la fuente de documentación, ya sea a través de algún departamento del organismo que convoca o a través del Perfil del Contratante en Internet, donde pueden conseguirse otros documentos más amplios y que ayudan a evaluar mejor las circunstancias de la oferta, como Pliegos Administrativos y Técnicos o Proyectos. Conocida una convocatoria, cabe evaluar la decisión de concurrir al concurso. Los plazos de presentación de ofertas suelen oscilar entre los 13 y 26 días, que son los tiempos más habituales, aunque para operaciones de mayor volumen económico se hacen primeras publicaciones y advertencias con 52 días de antelación, al estar condicionadas por la publicación del anuncio en los boletines de la Unión Europea. Aunque puedan parecer muchos días, el tiempo para preparar una oferta es muy apretado y las decisiones han de tomarse con agilidad, para poder reunir los datos de la oferta (a veces un voluminoso proyecto), evaluar las circunstancias técnicas y económicas y preparar la documentación de presentación. Los criterios para optar a una oferta concreta deben tener presente el tipo de trabajo, el cliente y nuestro grado de conocimiento de su organización, el importe de salida de la oferta, el plazo de ejecución del trabajo y los requisitos de puntuación del concurso. Las barreras más importantes suelen presentarse en el caso de ser preciso estar clasificado y en los avales económicos que se deban depositar como garantía del cumplimiento de la oferta que se realice. Cuando se trata de concursos pequeños estos dos requisitos no existen; es decir, para importes de poca entidad económica no es necesaria clasificación empresarial alguna ni hace falta presentar un aval bancario. En estos casos, la administración puede pedir algunas verificaciones de solvencia técnica y económica que suelen ser fáciles de asumir prácticamente por cualquier empresa que ya tenga algo de experiencia en el mercado. Normalmente se refieren al volumen de facturación anual de la empresa, a la titulación de los técnicos que realizarán el trabajo o a estar en posesión de experiencias similares a la que se pretende ofertar.

 

Una vez tomada la decisión de presentarse a una oferta concreta, hay que preparar en plazo la documentación que solicite la Administración. Las primeras veces es necesario prever que se den dificultades, propias del proceso de aprendizaje, por lo que no estará de más contar con tener preparada la oferta con algo más de antelación. Pero el tiempo disponible no suele ser holgado, porque los plazos de entrega –hora incluida- son inapelables. También hay que contar con moral de superación, para que el equipo se sienta optimista y dispuesto a vencer las dificultades que cualquier primera experiencia entraña. Una vez dominado, por reiteración del proceso de ofertar, parte del problema de preparar una documentación de una oferta será trivial de resolver. En las siguientes ofertas se podrá destinar el tiempo a trabajar más cuidadosamente los aspectos singulares y específicos de la propuesta concreta que se presente, como el contenido técnico  o la valoración económica. En futuros artículos que publicaremos en el blog iremos acometiendo algunos de los aspectos particulares de los concursos, para recorrer juntos los entresijos de los Pliegos y los proyectos. Como primer avance, adelantaremos que normalmente una oferta consta de tres clases de documentación que se entregan en diferentes sobres. La plica administrativa (normalmente el primer sobre) contiene información sobre la empresa o empresas que realizan la oferta y sobre las personas que actúan en nombre de ésta: escrituras, poderes, copias de inscripciones en registros de clasificación y avales o pruebas de la solvencia. El segundo grupo de documentos responde a las características técnicas del concurso y suele ser específico de cada tipología. Puede contener desde memorias técnicas de ejecución de los trabajos, hasta detalles concretos sobre el producto que se oferta, como especificaciones, patentes o experiencias de la empresa fabricante y de los servicios postventa ofrecidos. Una tercera parte (a veces en el mismo sobre que la documentación técnica y otras veces en un sobre distinto), comprende la oferta económica y otros aspectos cuantificables de ésta (el plazo de ejecución o los períodos de garantía asumidos, por ejemplo).

 

Como se puede apreciar, la documentación a preparar requiere de atención, supone un coste de elaboración y reclama la dedicación de algunas personas. El coste de  preparación de ofertas es un criterio que puede ayudar a tomar la decisión de participar en el mercado público, al permitir evaluar el gasto a realizar frente a los posibles resultados de las contrataciones. Para quien participa en concursos habitualmente queda  justificada la rentabilidad de estos gastos.

 

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1 Response » to “Decidir trabajar para el mercado público”

  1. Joan Manuel dice:

    estoy interesado en contactar cun una persona que, pueda encargarse de la preparacion de los concirsos publicos a los que nos presentamos, asi mismo tambien que se encargue de conseguir la clasificacion.
    Un saludo

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