Preparar los sobres

Gracias a la tabla Excel que preparamos nada mas empezar resultó relativamente fácil distribuir todos los documentos en sus correspondientes sobres A, B y C, pero queremos resaltar que no parecía tan sencillo ni obvio cuando leímos por primera vez los pliegos, y según pudimos ver, es asombrosamente fácil cometer errores cuando se está realizando el ensobrado. Se debe ser muy meticuloso para no cometer ningún error en éste punto, y es bueno que otra persona lo revise una vez todos los sobres estén preparados.

Resultados

Finalmente nuestra oferta fue excluida del concurso por falta de documentación, pues no conseguimos a tiempo uno de los documentos generales. Cabe mencionar que debido a que solamente teníamos 5 días para preparar toda la documentación, decidimos mandar la oferta sin varios documentos que no habíamos conseguido a tiempo. A los dos días de haber finalizado el plazo de presentación, recibimos una notificación de la administración solicitando la subsanación de la documentación pendiente en los siguientes 3 días hábiles. Eso significó que en la práctica tuvimos una semana más para reunir documentación (hubo un fin de semana de por medio). Aún así, y como había algunos documentos que dependían de terceras personas, no logramos reunirlos a tiempo, por lo que quedamos excluidos de la participación.

Conclusiones

  • Si esperas a recibir la oferta ideal para sentarte a investigar qué documentos necesitas, posiblemente te quedes sin tiempo. Creemos que una buena solución sería buscar concursos publicados anteriormente y preparar la documentación que solicitaron en esos, por lo menos los documentos administrativos, ganando así un tiempo vital en caso disponer de un plazo corto para preparar la oferta.
  • Una vez tenemos la oferta en nuestras manos, varias personas deben leer los pliegos técnicos y particulares y elaborar un listado de todo lo que hay que preparar.
  • Si es posible, tener la ayuda de un/a administrativo/a aumentará la eficiencia del responsable de concursos públicos, pues le quitará mucho trabajo. Y en aquéllos casos en los que se pueda, solicitar varias copias (por ejemplo, de los certificados de estar al corriente de pagos con Hacienda y Seguridad Social) para tenerlas listas en caso de futuros concursos públicos que puedan ser interesantes.
  • Y si aún así te quedas sin tiempo para presentar alguno de los documentos, envía tu oferta sin el documento/s, posiblemente te den unos días más de margen para presentarlo. Eso sí, no esperes a que te manden la solicitud de subsanación para solicitar los documentos, pues te van a dar muy poco tiempo.
  • La experiencia es un grado, y cuantos más concursos públicos prepares, más por la mano tendrás los procedimientos a seguir, y por lo tanto entendemos que más posibilidades tendrás de ganar el contrato.

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7 Responses to “Cómo preparar un concurso público”

  1. Rodrigo Jiménez Solloa dice:

    Primer error y fundamental: no contar para la preparación de la oferta con una persona que, al menos, tenga cierta experiencia en la realización de un concurso público, del tipo que sea….

    Este error deriva de la sensación de que “lo que piden no es tan difícil”, o “seguro que podemos hacerlo nosotros solos”….. y es un error clave. Una persona con experiencia, aunque no sea el mismo sector, ayuda a detectar cuanto antes los posibles errores, las necesidades más apremiantes, y los puntos importantes a controlar. Creo que el error fundamental en la preparación de la oferta fue ese.

    Si no se tiene experiencia, hay que tener en cuenta que los primeros contratos a los que se licite será seguramente arduos, y posiblemente sin resultados, con errores de bulto en algún caso… pero de todo se aprende, y por algún punto hay que comenzar, eso está claro.

    Segundo punto a tener en cuenta: En los concursos públicos siempre hay una documentación que es subsanable. En principio (muchas veces dependerá del organismo al que nos dirijamos), gran parte de la documentación administrativa será subsanable. Como bien decís, dan pocos días para su subsanación, pero dan algún día… entre 3-5, según el organismo.

    Sin embargo, lo anterior no quiere decir que se mande la documentación faltando cosas. Se entiende que el plazo de subsanación se refiere a documentos que pudieran ser erróneos, o que no se hayan incluido por error. Hay que tener en cuenta que muchas veces el plazo de subsanación es muy reducido, por lo que posiblemente solo dará tiempo a recopilar nuevamente el documento que nos falta o es erróneo… Si se prevé que nos falte algún documento, hay que tenerlo siempre lo antes posible, y no esperar al periodo de subsanación para pedirlo… Teniendo siempre claro que pueden considerar que ese documento es “no subsanable”, y excluirnos de la contratación.

    Como bien se dice, para la documentación administrativa es mejor contar con el administrativo de la empresa para su preparación, y disponer desde este momento de los documentos administrativos correctamente archivados (y renovados, con las correspondientes instrucciones para su renovación periódica, así como la persona encargada de renovarlos apuntada……). Eso ahorrará muchos problemas y disgustos

    Y finalmente… me juego la camisa a que, en este caso, el valor final de la oferta mejor puntuada es del 70% del presupuesto de licitación………

  2. Antoni Miret dice:

    Buenos días Rodrigo,

    ante todo, muchas gracias por tus comentarios, te doy toda la razón en todos ellos.

    Como dices, éramos conscientes de nuestras escasas posibilidades de llevarnos el contrato, pero aún así quisimos hacerlo sin ayudas externas para verificar por nuestros propios medios cuán complicado era, y para demostrar que aún con escasos recursos, se puede hacer. Contar con una persona con experiencia nos hubiera ayudado a centrarnos en lo más importante y realizar un trabajo mucho más efectivo, aunque en éste caso, y dado que Aztive no tenía en mente participar en concursos, disponíamos de recursos muy limitados, y como he comentado, todavía de menos tiempo.

    En cuanto al envío tardío de documentación, efectivamente se trataba de un documento que no teníamos completo, por lo que se envió solamente una parte, de ahí que nos dieran plazo para su subsanación. Pero quería resaltar que uno no debe desmotivarse por el hecho de encontrarse con unas fechas límite muy ajustadas.

    Y en cuanto a la adjudicación, según los Pliegos se consideraría baja temeraria una baja superior al 30%, importe que nos pusimos como objetivo en nuestra propuesta económica. Y efectivamente, el adjudicatario ganó con una baja del 29,16% respecto al presupuesto base de la licitación. Por tu comentario deduzco que ese 30% viene siendo la baja habitual últimamente en los concursos…

    Muchas gracias por seguirnos y por tus comentarios!

    • Rodrigo Jiménez Solloa dice:

      El 30% no es la baja habitual de los concursos… era la baja previsible para ese concurso EN PARTICULAR.

      En este caso, dado que el pliego te marca una baja máxima, todos el mundo intentará llegar a esa baja máxima…. si se plantea una baja en el pliego, es recomendable intentar alcanzarla, ya que la mayoría de las veces siempre tendrás algún competidor que la alcance….

      O eso, o ser conscientes de que deberemos afinar bastante la documentación técnica para recuperar la puntuación que previsiblemente perderemos en la parte económica.

      El caso es diferente si en el pliego se plantea que “se estimará que una baja temeraria es la que supere el 10% el porcentaje de baja media de las ofertas presentadas” (caso real de un concurso), ya que esto imposibilita saber a priori cual es la baja máxima que presentarán los competidores.

      En el caso específico que nos ocupa, era fácil prever que alguno de los licitadores alcanzaría el 30% de baja, por lo que antes de presentar la oferta ya podríamos saber cuántos puntos deberíamos recuperar en la parte técnica para, al menos, estar en las mismas condiciones que el que fuera con un 30% de baja.

      Entiendo que el licitador que se ha adjudicado la obra, al ir con un 29,16% de baja, habrá sacado una puntuación técnica algo superior que los competidores…. o nadie llegó finalmente al 30%??? (me extrañaría, la verdad)

  3. Juan Diego Alcalde dice:

    Buenos días, Soy Juan Diego Alcalde administrativo de la Clínica Sants ubicada en Barcelona, pertenecemos al sector sanitario especializados en ginecología.
    Me esta costando mucho encontrar información sobre concursos públicos en el sector sanitario, y agradezco este blog aunque este enfocado en el sector de la construcción.

    Nos gustaría tener un asesor que nos guie y nos aconseje para preparar licitaciones en este sector.
    ¿Dónde podría encontrar información para encontrar alguien con experiencia en licitaciones publicas sanitarias en Barcelona?

    Un saludo,

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Juan Diego,

      imagino que Ernesto ya te contactó, puesto que él es el experto en la elaboración de ofertas, que en muchas partes del proceso no se diferencian de un sector a otro (si bien la documentación técnica que se solicitará será diferente, la parte administrativa no puede variar excesivamente).

      En cuanto a la información que buscas de concursos públicos en el sector sanitario, me gustaría preguntarte exactamente qué es lo que buscas, puesto que igual puede darnos para una nueva entrada.

      Saludos,

      Antoni

  4. Igor Riabichenko dice:

    ¡Buenos dias!
    Mi nombre es Igor Ryabichenko, soy un representante de una compañía ucraniana que presta sus servicios a los pasajeros en los aeropuertos. En un futuro próximo la empresa inicia sus actividades en España. Vamos a participar en el concurso publico. Queríamos saber cómo puede ayudar en la preparación y realizacion del mismo. También nos gustaríamos saber las tarifas de sus servicios.
    Con un cordial saludo, Igor

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