Entender qué se nos solicitaba

Una vez detectada la oportunidad, lo primero que hicimos fue buscar el Pliego de Condiciones Técnicas y el Pliego de Condiciones Económicas. Adicionalmente, la entidad adjudicadora también tenía un Pliego de Condiciones Generales que contiene algunos modelos de documentación que había que presentar y normas sobre cómo presentar las ofertas. Siendo sinceros, tuvimos que leer 3 o 4 veces todos los pliegos y hacer un listado para tener claro qué era exactamente lo que teníamos que conseguir. Al final, preparamos ésta tabla:

Sobre A “Documentación Administrativa”
Documentación general:
Copia Notarial de las escrituras de constitución
Documentos acreditativos de la personalidad y capacidad jurídica y de obrar del empresario.
copia de la póliza de responsabilidad civil de la empresa, copia del último recibo pagado de la misma.
Modelo firmado asumiendo los términos del Anexo III. (del pliego de condiciones generales)
Declaración jurada que garantice el cumplimiento de cuantos requisitos y condiciones exige la normativa publicitaria comunitaria de aplicación, la cual el Contratista deben expresamente declarar que conocen, remitiéndose en este punto al listado de normas contenido en el Pliego de Condiciones Técnicas de la contratación
Documentos acreditativos de la representación:
Si la empresa fuera persona jurídica debe incluirse el poder general de representación del representante/s legal/es de la sociedad. Dichos poder/es deben figurar inscritos, en su caso, en el Registro Mercantil.
Criterios de Solvencia Económica
Certificación nominativa de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria, de acuerdo con lo establecido en el artículo 43.1 f) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, ley General Tributaria.
Certificación de encontrarse al corriente de pagos en la Seguridad Social.
Carta de solvencia de entidad bancaria
relación de los principales servicios o trabajos realizados en los dos últimos ejercicios que sean similares al que constituye el objeto del presente contrato, en la cual se incluya el importe, las fechas y el destinatario público o privado de los mismos.
Criterios de solvencia técnica y profesional
Operador inscrito en la CMT (Comisión del Mercado de la Telecomunicaciones)
Interconexión con operadoras móviles y operadoras virtuales móviles españolas
Envío y recepción SMS.
Gestión de cuenta, móvil virtual, plataforma de marketing y chequeo/informe de enviados MT y recibidos MO (estadísticas de envíos).
API SMS, documentación técnica de los métodos de conexión y protocolos para .net
Check Network para comprobación de la existencia de número de teléfono con las diferentes operadoras.
Sobre B “Oferta Técnica” “Documentación Técnica o Criterios sujetos a un juicio de valor” -
Porcentaje máximo de error en el envío de sms y compromiso de reposición de sms erróneos (30%)
Tiempo total de entrega de cada mensaje a cada destinatario (20%)
Sobre C “Oferta Económica”“Documentación Económica o Criterios no sujetos a un juicio de valor” - donde se incluya el modelo de oferta económica
modelo rellenado de oferta económica

Como podéis ver, hay mucha documentación general, y aunque se trata de documentos que en su mayoría toda empresa debe tener, o por lo menos no parecen demasiado complicados de conseguir, esconden mucho trabajo administrativo cuando no se tienen ‘a mano’. Nuestra recomendación es, si se puede, realizar un listado de documentos y delegar el trabajo a alguien con ‘más mano administrativa’ dentro de la empresa, y sobretodo empezar cuanto antes a reunirla. Conseguir algunos de ellos requerirá un cierto tiempo y varias gestiones.

En el sobre A incluimos la documentación referente a la solvencia económica y la solvencia técnica, tal y como dedujimos de la lectura de los pliegos.

Demostrar la solvencia económica es fundamentalmente un trabajo administrativo, sobretodo por la Certificación nominativa de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social, aunque si lo hace alguien que lleve éstos menesteres en la empresa no le tomará más tiempo que una visita a las correspondientes delegaciones (incluso creo que se puede realizar telemáticamente si se dispone de acceso).

Finalmente entramos al trapo, y preparamos la ‘relación de los principales servicios o trabajos realizados en los dos últimos ejercicios que sean similares al que constituye el objeto del presente contrato’. Para ello, Marcel tuvo que buscar en sus archivos y seleccionar aquéllos trabajos que habían hecho anteriormente y que más se parecían a lo que nos solicitaban en ésta ocasión. Dado que sus proyectos eran más amplios que solamente el envío de SMS, la parte más complicada fue la de extraer de ésos proyectos las relaciones de envíos de SMS, costes y otros porcentajes que luego explicaremos, pero no nos tomó excesivo tiempo.

Donde sí tuvimos que dedicar más tiempo fue en los Criterios de Solvencia Técnica y Profesional. Dado que Aztive no se había presentado anteriormente a ningún concurso público, tuvimos muy claro que había que venderse bien a la entidad adjudicadora, detallando qué hace la empresa y cómo. Al fin y al cabo, si no te explicas tú, la entidad pública no tiene tiempo para investigarte (ya tiene suficiente leyendo todas las ofertas), por lo que si no lo pones en los documentos, es como si no lo pudieras hacer. Algunos documentos fueron relativamente sencillos de reunir, pero otros requirieron que nos pusiéramos en contacto con proveedores y con el departamento técnico de Aztive para tener datos 100% fiables y verificables (que también se incluyeron en la documentación, aunque no se hubieran solicitado). Por ejemplo en la Interconexión con operadoras móviles y operadoras virtuales móviles españolas que se nos solicitaba, decidimos incluir un documento realizado para otro cliente en el que se explicaba de forma muy detallada el funcionamiento de la interconexión a nivel técnico, de forma que si la entidad adjudicadora tenía cualquier duda sobre el funcionamiento pudiera ver claramente cómo trabaja Aztive. Exactamente igual para todo el resto de requisitos técnicos solicitados. Nada de escribir en un papel ‘sí, lo sabemos hacer’; hay que explicar los pasos técnicos de cómo lo hacemos. Si bien es cierto que se está facilitando información sensible del funcionamiento interno de la empresa, la privacidad del ofertante siempre queda garantizada por la ley de Concursos Públicos, que prohíbe explícitamente dar a conocer los aspectos técnicos y comerciales de las ofertas recibidas que sean clasificados como confidenciales (art. 46 y 140 TRLCP).

Para ponerlo en palabras sencillas, todo el trabajo hecho hasta este momento nos permitía presentarnos al concurso, pero no era la oferta en sí misma. Por lo tanto, una vez reunidos todos éstos documentos, podemos decir que ya hemos hecho el trabajo más ‘administrativo’, y que hecho una vez, no va a ser muy diferente para futuros concursos.

Pasamos entonces al Sobre B, también llamado ‘Oferta Técnica’.

Inicialmente tuvimos serias dudas sobre qué era exactamente la Oferta Técnica, pues parecía que algunos de los documentos que en la tabla figuran dentro del sobre A podían pertenecer a la Oferta Técnica (el pliego de condiciones generales nos generó confusión, pero el pliego de condiciones particulares mencionaba únicamente los criterios sujetos a un juicio de valor). Así pues, después de discutir un buen rato, lo resolvimos contactando con la persona responsable de la entidad adjudicadora. Debemos decir que respondieron de forma muy rápida y amable a todas nuestras preguntas, tanto por teléfono como por email, y no fueron pocas. En nuestro caso en el sobre B debíamos incluir únicamente la  “Documentación Técnica o Criterios sujetos a un juicio de valor”, que según el Pliego de condiciones particulares era:

CRITERIOS SUJETOS A JUICIO DE VALOR - Máximo 50 puntos
Valor técnico del proyecto, determinado mediante los criterios determinantes de la prestación del servicio.
Criterios técnicos

Porcentaje máximo de error en el envío de sms y compromiso de reposición de sms erróneos (30%)

Tiempo total de entrega de cada mensaje a cada destinatario (20%)
50 puntos

30 puntos


20 puntos

Por lo tanto, y dado que se solicitaba unos datos muy concretos, aquí es donde Aztive se comprometió a unos porcentajes de error máximos y tiempos de entrega específicos, enumerándolos pero sin justificarlos. Breve y conciso. Como decisión estratégica, decidimos incluir éstos porcentajes para los trabajos realizados en los años anteriores que se habían incluido en la documentación administrativa. Aunque no se nos había solicitado, creímos conveniente dejar ver a la entidad adjudicadora la capacidad de Aztive en cuanto a los criterios que luego serían valorados.

Finalmente rellenamos la ‘Documentación Económica o Criterios no sujetos a un juicio de valor’, que venía definida por el siguiente cuadro (sobre C):

CRITERIOS NO SUJETOS A JUICIO DE VALOR - Máximo 50 puntos
Propuesta económica. Aparte del importe total ofertado, en el Anexo IV (Modelo de oferta económica) se deberá incluir el importe unitario ofertado por cada sms enviado. El importe total ofertado deberá coincidir con la cifra que resulte de multiplicar 150.000 sms por el importe unitario ofertado por cada sms.50 puntos max.
Se dará la máxima puntuación a la oferta económica más baja, el resto de ofertas se valorarán mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

Oferta más económica
Puntuación = ------------------------------------------- X 100
Oferta a valorar

Se tendrá en cuenta la base imponible de la propuesta, tal y como se indica en el Anexo III.
El precio del contrato será aquél al que ascienda la adjudicación definitiva que en ningún caso superará el presupuesto base de licitación.
Tendrán preferencia en la adjudicación, siempre que las proposiciones presentadas igualen en sus términos a las más ventajosas, las personas físicas o jurídicas que acrediten el cumplimiento de la obligación de tener empleados a trabajadores discapacitados, de acuerdo con lo establecido en el artículo. 38.1 de la Ley 13/1982, de 7 de abril, de Integración Social de Minusválidos o, en su defecto, el cumplimiento de las Medidas Alternativas que exige el Real Decreto 364/2005, de 8 de abril. Los interesados deberán aportar una declaración jurada sobre el cumplimiento de esta condición.
Cada licitador solamente podrá presentar una proposición económica, no siendo admitidas las proposiciones económicas por importe superior al presupuesto previamente aprobado y reflejado en este Pliego de Condiciones Particulares. A su vez, no serán admitidas aquellas propuestas cuyo importe se sitúe por debajo del 70% del valor presupuestado (baja temeraria), por considerar que no se ajustaría a los criterios de calidad exigidos para un servicio de estas características.


La Mesa de Contratación se reserva el derecho de abrir un trámite de audiencia a aquellos licitadores que presenten ofertas económicas situadas justo en el límite considerado como temerario o desproporcionado, para que justifiquen la valoración de la oferta y precisen las condiciones de la misma, en particular en lo que se refiere al ahorro que permita el procedimiento de ejecución del contrato, las soluciones técnicas adoptadas y las condiciones excepcionalmente favorables de que disponga para ejecutar la prestación, la originalidad de las prestaciones propuestas, u otros elementos.

Simplemente rellenamos el modelo incluido en el Pliego de Condiciones Generales, aunque en éste caso no voy a detallar cómo realizamos el cálculo de la oferta por motivos de privacidad de Aztive.

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7 Responses to “Cómo preparar un concurso público”

  1. Rodrigo Jiménez Solloa dice:

    Primer error y fundamental: no contar para la preparación de la oferta con una persona que, al menos, tenga cierta experiencia en la realización de un concurso público, del tipo que sea….

    Este error deriva de la sensación de que “lo que piden no es tan difícil”, o “seguro que podemos hacerlo nosotros solos”….. y es un error clave. Una persona con experiencia, aunque no sea el mismo sector, ayuda a detectar cuanto antes los posibles errores, las necesidades más apremiantes, y los puntos importantes a controlar. Creo que el error fundamental en la preparación de la oferta fue ese.

    Si no se tiene experiencia, hay que tener en cuenta que los primeros contratos a los que se licite será seguramente arduos, y posiblemente sin resultados, con errores de bulto en algún caso… pero de todo se aprende, y por algún punto hay que comenzar, eso está claro.

    Segundo punto a tener en cuenta: En los concursos públicos siempre hay una documentación que es subsanable. En principio (muchas veces dependerá del organismo al que nos dirijamos), gran parte de la documentación administrativa será subsanable. Como bien decís, dan pocos días para su subsanación, pero dan algún día… entre 3-5, según el organismo.

    Sin embargo, lo anterior no quiere decir que se mande la documentación faltando cosas. Se entiende que el plazo de subsanación se refiere a documentos que pudieran ser erróneos, o que no se hayan incluido por error. Hay que tener en cuenta que muchas veces el plazo de subsanación es muy reducido, por lo que posiblemente solo dará tiempo a recopilar nuevamente el documento que nos falta o es erróneo… Si se prevé que nos falte algún documento, hay que tenerlo siempre lo antes posible, y no esperar al periodo de subsanación para pedirlo… Teniendo siempre claro que pueden considerar que ese documento es “no subsanable”, y excluirnos de la contratación.

    Como bien se dice, para la documentación administrativa es mejor contar con el administrativo de la empresa para su preparación, y disponer desde este momento de los documentos administrativos correctamente archivados (y renovados, con las correspondientes instrucciones para su renovación periódica, así como la persona encargada de renovarlos apuntada……). Eso ahorrará muchos problemas y disgustos

    Y finalmente… me juego la camisa a que, en este caso, el valor final de la oferta mejor puntuada es del 70% del presupuesto de licitación………

  2. Antoni Miret dice:

    Buenos días Rodrigo,

    ante todo, muchas gracias por tus comentarios, te doy toda la razón en todos ellos.

    Como dices, éramos conscientes de nuestras escasas posibilidades de llevarnos el contrato, pero aún así quisimos hacerlo sin ayudas externas para verificar por nuestros propios medios cuán complicado era, y para demostrar que aún con escasos recursos, se puede hacer. Contar con una persona con experiencia nos hubiera ayudado a centrarnos en lo más importante y realizar un trabajo mucho más efectivo, aunque en éste caso, y dado que Aztive no tenía en mente participar en concursos, disponíamos de recursos muy limitados, y como he comentado, todavía de menos tiempo.

    En cuanto al envío tardío de documentación, efectivamente se trataba de un documento que no teníamos completo, por lo que se envió solamente una parte, de ahí que nos dieran plazo para su subsanación. Pero quería resaltar que uno no debe desmotivarse por el hecho de encontrarse con unas fechas límite muy ajustadas.

    Y en cuanto a la adjudicación, según los Pliegos se consideraría baja temeraria una baja superior al 30%, importe que nos pusimos como objetivo en nuestra propuesta económica. Y efectivamente, el adjudicatario ganó con una baja del 29,16% respecto al presupuesto base de la licitación. Por tu comentario deduzco que ese 30% viene siendo la baja habitual últimamente en los concursos…

    Muchas gracias por seguirnos y por tus comentarios!

    • Rodrigo Jiménez Solloa dice:

      El 30% no es la baja habitual de los concursos… era la baja previsible para ese concurso EN PARTICULAR.

      En este caso, dado que el pliego te marca una baja máxima, todos el mundo intentará llegar a esa baja máxima…. si se plantea una baja en el pliego, es recomendable intentar alcanzarla, ya que la mayoría de las veces siempre tendrás algún competidor que la alcance….

      O eso, o ser conscientes de que deberemos afinar bastante la documentación técnica para recuperar la puntuación que previsiblemente perderemos en la parte económica.

      El caso es diferente si en el pliego se plantea que “se estimará que una baja temeraria es la que supere el 10% el porcentaje de baja media de las ofertas presentadas” (caso real de un concurso), ya que esto imposibilita saber a priori cual es la baja máxima que presentarán los competidores.

      En el caso específico que nos ocupa, era fácil prever que alguno de los licitadores alcanzaría el 30% de baja, por lo que antes de presentar la oferta ya podríamos saber cuántos puntos deberíamos recuperar en la parte técnica para, al menos, estar en las mismas condiciones que el que fuera con un 30% de baja.

      Entiendo que el licitador que se ha adjudicado la obra, al ir con un 29,16% de baja, habrá sacado una puntuación técnica algo superior que los competidores…. o nadie llegó finalmente al 30%??? (me extrañaría, la verdad)

  3. Juan Diego Alcalde dice:

    Buenos días, Soy Juan Diego Alcalde administrativo de la Clínica Sants ubicada en Barcelona, pertenecemos al sector sanitario especializados en ginecología.
    Me esta costando mucho encontrar información sobre concursos públicos en el sector sanitario, y agradezco este blog aunque este enfocado en el sector de la construcción.

    Nos gustaría tener un asesor que nos guie y nos aconseje para preparar licitaciones en este sector.
    ¿Dónde podría encontrar información para encontrar alguien con experiencia en licitaciones publicas sanitarias en Barcelona?

    Un saludo,

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Juan Diego,

      imagino que Ernesto ya te contactó, puesto que él es el experto en la elaboración de ofertas, que en muchas partes del proceso no se diferencian de un sector a otro (si bien la documentación técnica que se solicitará será diferente, la parte administrativa no puede variar excesivamente).

      En cuanto a la información que buscas de concursos públicos en el sector sanitario, me gustaría preguntarte exactamente qué es lo que buscas, puesto que igual puede darnos para una nueva entrada.

      Saludos,

      Antoni

  4. Igor Riabichenko dice:

    ¡Buenos dias!
    Mi nombre es Igor Ryabichenko, soy un representante de una compañía ucraniana que presta sus servicios a los pasajeros en los aeropuertos. En un futuro próximo la empresa inicia sus actividades en España. Vamos a participar en el concurso publico. Queríamos saber cómo puede ayudar en la preparación y realizacion del mismo. También nos gustaríamos saber las tarifas de sus servicios.
    Con un cordial saludo, Igor

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