Hace unos días tuve la oportunidad de preparar, junto a Marcel Medina, CEO de Aztive Mobile, una oferta que encontramos en licitaciones.es para un concurso que encajaba en su línea de negocio, la contratación del servicio de envío de SMS, aunque también hacen pasarelas de pago móvil, y me gustaría compartir con todos los lectores los pasos que realizamos, los errores que cometimos, y las conclusiones que sacamos de la experiencia.

Antes que nada, dejar claro que ninguno de los dos había preparado ofertas para concursos públicos antes, por lo que se trataba de una novedad para ambos.

Encontrar el concurso público

Puesto que Aztive no tiene puesto el foco de trabajo en los concursos públicos, Licitaciones.es fue clave en detectar el concurso, sobretodo por el hecho que el concurso fue publicado en el perfil del contratante de fsc-inserta (http://www.fsc-inserta.es) y por lo tanto era complicado de encontrar.  En nuestra contra jugó que al no tener puesta una alerta, detectamos el concurso casi ‘por casualidad’, y solamente tuvimos 5 días para preparar la documentación; tiempo a todas luces insuficiente cuando se trata del primer concurso (ahora estoy seguro que en 2 o 3 días podemos preparar otra oferta, pues ya tenemos toda la documentación ‘administrativa’).

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7 Responses to “Cómo preparar un concurso público”

  1. Rodrigo Jiménez Solloa dice:

    Primer error y fundamental: no contar para la preparación de la oferta con una persona que, al menos, tenga cierta experiencia en la realización de un concurso público, del tipo que sea….

    Este error deriva de la sensación de que “lo que piden no es tan difícil”, o “seguro que podemos hacerlo nosotros solos”….. y es un error clave. Una persona con experiencia, aunque no sea el mismo sector, ayuda a detectar cuanto antes los posibles errores, las necesidades más apremiantes, y los puntos importantes a controlar. Creo que el error fundamental en la preparación de la oferta fue ese.

    Si no se tiene experiencia, hay que tener en cuenta que los primeros contratos a los que se licite será seguramente arduos, y posiblemente sin resultados, con errores de bulto en algún caso… pero de todo se aprende, y por algún punto hay que comenzar, eso está claro.

    Segundo punto a tener en cuenta: En los concursos públicos siempre hay una documentación que es subsanable. En principio (muchas veces dependerá del organismo al que nos dirijamos), gran parte de la documentación administrativa será subsanable. Como bien decís, dan pocos días para su subsanación, pero dan algún día… entre 3-5, según el organismo.

    Sin embargo, lo anterior no quiere decir que se mande la documentación faltando cosas. Se entiende que el plazo de subsanación se refiere a documentos que pudieran ser erróneos, o que no se hayan incluido por error. Hay que tener en cuenta que muchas veces el plazo de subsanación es muy reducido, por lo que posiblemente solo dará tiempo a recopilar nuevamente el documento que nos falta o es erróneo… Si se prevé que nos falte algún documento, hay que tenerlo siempre lo antes posible, y no esperar al periodo de subsanación para pedirlo… Teniendo siempre claro que pueden considerar que ese documento es “no subsanable”, y excluirnos de la contratación.

    Como bien se dice, para la documentación administrativa es mejor contar con el administrativo de la empresa para su preparación, y disponer desde este momento de los documentos administrativos correctamente archivados (y renovados, con las correspondientes instrucciones para su renovación periódica, así como la persona encargada de renovarlos apuntada……). Eso ahorrará muchos problemas y disgustos

    Y finalmente… me juego la camisa a que, en este caso, el valor final de la oferta mejor puntuada es del 70% del presupuesto de licitación………

  2. Antoni Miret dice:

    Buenos días Rodrigo,

    ante todo, muchas gracias por tus comentarios, te doy toda la razón en todos ellos.

    Como dices, éramos conscientes de nuestras escasas posibilidades de llevarnos el contrato, pero aún así quisimos hacerlo sin ayudas externas para verificar por nuestros propios medios cuán complicado era, y para demostrar que aún con escasos recursos, se puede hacer. Contar con una persona con experiencia nos hubiera ayudado a centrarnos en lo más importante y realizar un trabajo mucho más efectivo, aunque en éste caso, y dado que Aztive no tenía en mente participar en concursos, disponíamos de recursos muy limitados, y como he comentado, todavía de menos tiempo.

    En cuanto al envío tardío de documentación, efectivamente se trataba de un documento que no teníamos completo, por lo que se envió solamente una parte, de ahí que nos dieran plazo para su subsanación. Pero quería resaltar que uno no debe desmotivarse por el hecho de encontrarse con unas fechas límite muy ajustadas.

    Y en cuanto a la adjudicación, según los Pliegos se consideraría baja temeraria una baja superior al 30%, importe que nos pusimos como objetivo en nuestra propuesta económica. Y efectivamente, el adjudicatario ganó con una baja del 29,16% respecto al presupuesto base de la licitación. Por tu comentario deduzco que ese 30% viene siendo la baja habitual últimamente en los concursos…

    Muchas gracias por seguirnos y por tus comentarios!

    • Rodrigo Jiménez Solloa dice:

      El 30% no es la baja habitual de los concursos… era la baja previsible para ese concurso EN PARTICULAR.

      En este caso, dado que el pliego te marca una baja máxima, todos el mundo intentará llegar a esa baja máxima…. si se plantea una baja en el pliego, es recomendable intentar alcanzarla, ya que la mayoría de las veces siempre tendrás algún competidor que la alcance….

      O eso, o ser conscientes de que deberemos afinar bastante la documentación técnica para recuperar la puntuación que previsiblemente perderemos en la parte económica.

      El caso es diferente si en el pliego se plantea que “se estimará que una baja temeraria es la que supere el 10% el porcentaje de baja media de las ofertas presentadas” (caso real de un concurso), ya que esto imposibilita saber a priori cual es la baja máxima que presentarán los competidores.

      En el caso específico que nos ocupa, era fácil prever que alguno de los licitadores alcanzaría el 30% de baja, por lo que antes de presentar la oferta ya podríamos saber cuántos puntos deberíamos recuperar en la parte técnica para, al menos, estar en las mismas condiciones que el que fuera con un 30% de baja.

      Entiendo que el licitador que se ha adjudicado la obra, al ir con un 29,16% de baja, habrá sacado una puntuación técnica algo superior que los competidores…. o nadie llegó finalmente al 30%??? (me extrañaría, la verdad)

  3. Juan Diego Alcalde dice:

    Buenos días, Soy Juan Diego Alcalde administrativo de la Clínica Sants ubicada en Barcelona, pertenecemos al sector sanitario especializados en ginecología.
    Me esta costando mucho encontrar información sobre concursos públicos en el sector sanitario, y agradezco este blog aunque este enfocado en el sector de la construcción.

    Nos gustaría tener un asesor que nos guie y nos aconseje para preparar licitaciones en este sector.
    ¿Dónde podría encontrar información para encontrar alguien con experiencia en licitaciones publicas sanitarias en Barcelona?

    Un saludo,

    • Antoni Miret dice:

      Buenos días Juan Diego,

      imagino que Ernesto ya te contactó, puesto que él es el experto en la elaboración de ofertas, que en muchas partes del proceso no se diferencian de un sector a otro (si bien la documentación técnica que se solicitará será diferente, la parte administrativa no puede variar excesivamente).

      En cuanto a la información que buscas de concursos públicos en el sector sanitario, me gustaría preguntarte exactamente qué es lo que buscas, puesto que igual puede darnos para una nueva entrada.

      Saludos,

      Antoni

  4. Igor Riabichenko dice:

    ¡Buenos dias!
    Mi nombre es Igor Ryabichenko, soy un representante de una compañía ucraniana que presta sus servicios a los pasajeros en los aeropuertos. En un futuro próximo la empresa inicia sus actividades en España. Vamos a participar en el concurso publico. Queríamos saber cómo puede ayudar en la preparación y realizacion del mismo. También nos gustaríamos saber las tarifas de sus servicios.
    Con un cordial saludo, Igor

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